就業規則とは?法律上の定義と役割

就業規則は労働条件や職場での決まりごとを明文化した文書です。まずは法律上の定義と、会社・従業員双方にとっての役割を確認していきましょう。

就業規則の法的定義

就業規則は労働基準法第89条に規定されています。同条では「常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない」と定められています。

具体的に記載が義務付けられている事項は以下の通りです。

• 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇に関する事項
• 賃金の決定・計算・支払方法、締切日・支払時期に関する事項
• 退職に関する事項(解雇の事由を含む)

これらは絶対的必要記載事項と呼ばれ、就業規則に必ず含めなければなりません。また、退職金や賞与、安全衛生などの制度がある場合は、それらも記載する必要があります(相対的必要記載事項)。

就業規則の3つの役割

就業規則は単なる法的義務の産物ではありません。会社と従業員の双方にとって重要な役割を果たします。

1. 労働条件の明確化

就業規則は、労働時間・賃金・休暇など、働く上での基本的なルールを明文化します。これにより「言った・言わない」のトラブルを防止できます。例えば、有給休暇の取得方法や残業代の計算方法が明記されていれば、従業員は安心して働けます。

2. 職場秩序の維持

服務規律や懲戒に関する規定を設けることで、職場のルールを統一できます。「遅刻や無断欠勤を繰り返した場合の対応」「情報漏洩の禁止」など、守るべきルールを明示することで、円滑な職場運営が可能になります。

3. 労使トラブルの予防

就業規則がない状態で解雇や配置転換を行うと、「不当な扱いだ」と訴えられるリスクが高まります。あらかじめ就業規則で退職や異動の条件を定めておけば、法的なトラブルを未然に防ぐことができます。

実際の相談事例として、従業員20名の製造業A社では、就業規則がない状態で問題社員を解雇したところ、不当解雇として労働審判を申し立てられました。解雇事由が明文化されていなかったため、会社側が不利な立場に立たされ、解決金の支払いで和解せざるを得なくなったケースがあります。このように就業規則の有無が、トラブル時の対応に大きく影響するのです。

就業規則の作成義務がある会社・ない会社

就業規則の作成義務は、会社の規模によって決まります。自社に義務があるか、正しく判断することが重要です。

常時10人以上で義務発生

労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に就業規則の作成・届出義務があります。ここで注意すべきポイントは「常時」と「労働者」の解釈です。

「常時10人以上」の数え方

「常時」とは、普段の状態で10人以上いることを指します。一時的に9人になったとしても、通常10人以上雇用していれば義務は継続します。逆に、繁忙期だけ10人を超える場合は義務が生じません。

「労働者」に含まれる人

• 正社員
• 契約社員
• パートタイマー
• アルバイト

雇用形態に関係なく、全ての従業員が人数にカウントされます。「パートは含まれない」と誤解されがちですが、週1日勤務のアルバイトでも人数に含まれます。

届出の手続き

就業規則を作成したら、従業員代表の意見書を添えて、所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。届出を怠ると、労働基準法第120条により30万円以下の罰金が科される可能性があります。

10人未満でも作成推奨の理由

法的義務がない10人未満の事業場でも、就業規則の作成は推奨されます。その理由を具体的に見ていきましょう。

労使トラブルの予防

従業員が数名の小規模事業場でも、残業代の未払いや解雇を巡るトラブルは発生します。むしろ、ルールが曖昧な小規模事業場の方が、トラブルが深刻化するケースが多いのです。就業規則があれば、「最初から約束されていたルール」として説明でき、紛争を防ぎやすくなります。

助成金申請の要件

雇用関連の助成金の多くは、就業規則の整備が申請要件になっています。例えば、キャリアアップ助成金や人材確保等支援助成金などは、就業規則に関連規定を設けることが条件です。10人未満でも助成金を活用したい場合は、就業規則の作成が必要になります。

会社の成長に備える

従業員が9人から10人に増えた時点で、急いで就業規則を作成するのは大きな負担です。あらかじめ作成しておけば、人員増加にスムーズに対応できます。また、採用時に就業規則を提示できれば、求職者に「きちんとした会社」という印象を与えられます。

まとめ

就業規則は、常時10人以上の労働者を使用する事業場に作成義務がある、労働条件や職場ルールを定めた文書です。パートやアルバイトを含む全ての従業員を人数にカウントし、10人以上であれば労働基準監督署への届出が必要になります。

10人未満の事業場には法的義務はありませんが、労使トラブルの予防や助成金申請、将来の成長に備えて作成することが推奨されます。就業規則があることで、会社も従業員も安心して働ける環境を整えられます。

就業規則の作成や見直しでお困りの際は、ぜひSalt社会保険労務士法人にご相談ください。初回相談は無料で承っております。

労働基準法では、常時10人以上の従業員を雇用する事業場に就業規則の作成と届出を義務付けていますが、作成後の見直しについても適切に行うことが求められます。この記事では、就業規則の見直しが必要となる具体的なタイミングと、実務で失敗しないための手順について解説します。

就業規則の見直しが必要な6つのタイミング

就業規則の見直しは、会社の状況や法律の変化に応じて定期的に行う必要があります。ここでは、特に見直しが推奨される6つのタイミングについて説明します。

法改正があったとき

労働関連法令は頻繁に改正されるため、法改正があった際には就業規則の見直しが必要です。特に近年では以下のような重要な法改正が行われました。

• 育児・介護休業法の改正:2022年4月から段階的に施行され、男性の育児休業取得促進などが義務化されました
• パワーハラスメント防止措置の義務化:2020年6月から大企業、2022年4月から中小企業にも適用されています
• 同一労働同一賃金:2020年4月から大企業、2021年4月から中小企業に適用され、正社員と非正規社員の待遇差の説明が求められるようになりました

これらの法改正に対応していない就業規則は、労働基準法第89条に違反する可能性があり、労働基準監督署から是正勧告を受けるケースも少なくありません。厚生労働省の公式サイトでは最新の法改正情報が公開されていますので、定期的にチェックすることが推奨されます。

従業員数の増加・事業拡大時

会社の規模が変化したときも、就業規則の見直しが必要なタイミングです。特に従業員数が10名未満から10名以上になった場合、労働基準法により就業規則の作成と労働基準監督署への届出が義務付けられます。

また、事業拡大に伴い新しい職種や部署が増えた場合、それまでの就業規則では対応しきれない状況が生まれます。営業職やエンジニア職など職種ごとの特性に応じた規定を設ける必要が出てくることもあります。

労務トラブルが発生したとき

従業員とのトラブルが発生した際、就業規則の規定が曖昧だったために問題が拡大するケースがあります。当事務所での相談事例として、勤務態度に問題のある従業員への対応について相談を受けた際、就業規則に懲戒処分の基準が明確に記載されていなかったため、適切な対応が取れず退職勧奨もできない状況に陥った企業がありました。

このようなトラブルを機に、以下の点を見直すことが推奨されます。

• 懲戒処分の種類と事由の明確化
• ハラスメント防止規定の整備
• 服務規律の具体化
• 解雇や退職に関する手続きの明文化

働き方の変化があったとき

新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークやフレックスタイム制など、働き方の多様化が進んでいます。こうした新しい働き方を導入する際には、就業規則への反映が必要です。

テレワーク規定では、以下のような事項を定めることが重要です。

• 対象となる業務と従業員の範囲
• 労働時間の管理方法
• 通信費や光熱費などの費用負担
• セキュリティに関するルール
• 労災の取り扱い

厚生労働省の「テレワークモデル就業規則」なども参考にしながら、自社に合った規定を作成することが推奨されます。

助成金を活用する予定があるとき

国や自治体の助成金を申請する際、就業規則に特定の規定が含まれていることが要件となるケースがあります。たとえば、キャリアアップ助成金や両立支援等助成金などでは、就業規則への記載が申請の前提条件です。

助成金の活用を検討している場合は、申請前に就業規則の内容を確認し、必要な規定を追加しておくことが重要です。ただし、助成金受給のためだけに形式的な規定を設けるのではなく、実際の運用を想定した内容にすることが大切です。

3年以上見直していないとき

特に大きな変化がなくても、3年以上就業規則の見直しをしていない場合は、一度内容を点検することが推奨されます。法令は頻繁に改正されており、知らないうちに古い規定のままになっている可能性があります。

当事務所に相談があった事例では、10年間就業規則の見直しをしていなかった飲食店が労働基準監督署の調査を受け、育児・介護休業法や年次有給休暇の時効延長(2020年4月施行)などの法改正に対応していないことを指摘され、是正勧告を受けたケースがありました。定期的な見直しは、こうしたリスクを避けるために重要です。

就業規則見直しの実務手順【5ステップ】

就業規則の見直しを適切に進めるためには、法的な手続きを正しく理解し、段階的に進めることが大切です。ここでは、実務で失敗しないための5つのステップを解説します。

現行規則と法令の照合

まず、現在の就業規則が最新の法令に適合しているかを確認します。労働基準法第89条では、就業規則に必ず記載しなければならない事項(絶対的必要記載事項)が定められています。

チェックすべき主な項目は以下の通りです。

• 始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇
• 賃金の決定、計算・支払方法、締切日・支払日
• 退職に関する事項(解雇事由を含む)
• 育児・介護休業に関する規定
• ハラスメント防止措置に関する規定

これらの項目が欠けていたり、法改正に対応していない場合は修正が必要です。

変更内容の検討と作成

法令との照合結果をもとに、具体的な変更内容を検討します。この際、不利益変更にあたるかどうかの判断が特に重要です。

不利益変更とは、従業員にとって労働条件が不利になる変更のことで、たとえば以下のようなケースが該当します。

• 賃金や賞与の減額
• 休日や休暇の日数減少
• 退職金制度の廃止や減額

不利益変更を行う場合は、原則として従業員の個別同意が必要です。ただし、変更内容に合理性があり、従業員への周知が適切に行われている場合など、一定の条件下では例外的に認められることもあります(労働契約法第10条)。専門家に相談しながら慎重に進めることが推奨されます。

従業員代表の意見聴取

就業規則の変更には、労働者代表の意見を聴くことが労働基準法第90条で義務付けられています。労働者代表は以下のいずれかの方法で選出します。

• 労働組合がある場合:労働組合の代表者
• 労働組合がない場合:従業員の過半数を代表する者を民主的な方法(挙手、投票など)で選出

意見聴取は「同意」ではなく「意見を聴く」ことが求められており、反対意見があっても就業規則の変更自体は可能です。ただし、従業員の理解を得るための丁寧な説明が重要です。意見聴取の記録は、後日のトラブル防止のために書面で残しておくことが推奨されます。

労働基準監督署への届出

常時10人以上の従業員を雇用している事業場では、就業規則を変更した場合、労働基準監督署への届出が必要です(労働基準法第89条)。

届出に必要な書類は以下の通りです。

• 就業規則変更届(様式は労働基準監督署またはウェブサイトで入手可能)
• 変更後の就業規則(2部:1部は監督署保管用、1部は受領印押印後に返却)
• 労働者代表の意見書

届出の期限について法律上の明確な規定はありませんが、変更後速やかに届け出ることが求められます。遅延すると指導の対象となる可能性がありますので、変更後1ヶ月以内を目安に届け出ることが推奨されます。

従業員への周知

就業規則の変更内容は、全従業員に周知することが労働基準法第106条で義務付けられています。周知が不十分な場合、就業規則の効力が認められない可能性もあります。

適切な周知方法には以下のようなものがあります。

• 各職場の見やすい場所への掲示
• 従業員全員への書面配布
• 社内イントラネットでの公開
• いつでも閲覧できる場所への備え付け

特に不利益変更を含む場合は、変更理由や内容について説明会を開催するなど、丁寧なコミュニケーションを取ることが重要です。周知した記録(配布リストや説明会の議事録など)も保管しておくことが推奨されます。

見直し時によくある失敗パターンと対策

就業規則の見直しでは、法的な手続きを誤るとトラブルに発展するケースがあります。ここでは、実務でよく見られる失敗パターンとその対策を紹介します。

不利益変更で同意を得ていない

賃金や休暇など従業員にとって不利益となる変更を、適切な手続きなしに行ってしまうケースです。不利益変更は原則として従業員の個別同意が必要であり、同意なしに一方的に変更すると、労働契約法違反となる可能性があります。

当事務所への相談事例では、退職金制度を廃止する際に従業員への説明や同意取得を行わず、後日従業員から「退職金規定に基づいて支払ってほしい」と請求され、結局旧規定に基づいて支払わざるを得なくなった企業がありました。

対策として、不利益変更を行う場合は以下のステップを踏むことが推奨されます。

• 変更の必要性と合理性を明確にする
• 従業員への丁寧な説明と十分な協議期間を設ける
• 可能な限り個別同意を取得する
• 経過措置や代償措置を検討する

届出義務を怠っている

就業規則を変更したにもかかわらず、労働基準監督署への届出を忘れてしまうケースも少なくありません。労働基準法第120条では、届出義務違反に対して30万円以下の罰金が定められています。

実際に罰金が科されるケースは少ないものの、労働基準監督署の調査時に未届が発覚すると是正勧告の対象となります。また、届出をしていない就業規則は法的効力が認められない可能性もあるため、労務トラブル時に会社を守ることができません。

対策として、以下の点に注意することが重要です。

• 就業規則変更後は速やかに届出を行う(目安:1ヶ月以内)
• 届出書類一式をチェックリストで管理する
• 受領印が押された控えを必ず保管する
• 定期的に就業規則の内容と届出状況を確認する

まとめ

就業規則の見直しを怠ると、法令違反による是正勧告や労務トラブルのリスクが高まります。特に法改正時、従業員数の変化時、労務トラブル発生時などは、早めの対応が重要です。

見直しの際には、以下の3点が特に重要です。

• 法令適合性の確認:最新の労働関連法令に対応しているか定期的にチェックする
• 適切な手続きの遵守:従業員代表の意見聴取や労働基準監督署への届出を確実に行う
• 従業員への丁寧な周知:特に不利益変更の際は十分な説明とコミュニケーションを取る

就業規則の見直しや作成でお困りの際は、専門家のサポートを受けることで適切な対応が可能です。Salt社会保険労務士法人では、労務に関する無料相談を承っております。お気軽にお問い合わせください。

賃金規程とは?基本的な役割と法的位置づけ

賃金規程は、従業員の給与に関するルールを定めた重要な文書です。まずは、その基本的な性質と法律上の位置づけを理解しましょう。

賃金規程の定義と就業規則との関係

賃金規程とは、従業員の賃金の決定・計算・支払方法に関する事項を定めた規則のことです。労働基準法第89条では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に対して、就業規則の作成と届出を義務付けています。

賃金規程は、就業規則の一部として位置づけられ、以下のいずれかの形式で作成されます。

• 就業規則の中に賃金に関する章を設ける方法
• 就業規則とは別に「賃金規程」として独立させる方法

多くの企業では、賃金に関する内容が多岐にわたるため、別規程として作成するケースが一般的です。独立させることで、賃金改定時の変更手続きがスムーズになるというメリットもあります。

賃金規程が必要な理由

賃金規程を整備することで、以下のような効果が期待できます。

• 労務トラブルの防止: 給与計算の根拠が明確になり、従業員との認識のズレを防げます
• 公平性の担保: 同一労働同一賃金の観点から、合理的な賃金体系を構築できます
• 法令遵守: 労働基準法など関連法令に対応した運用が可能になります
• 経営の透明性向上: 人件費の予測が立てやすくなり、経営計画に反映できます

実際に、ある製造業の顧問先では、口約束だけで運用していた残業代の計算方法について従業員から疑義が生じ、過去2年分の未払賃金請求に発展したケースがありました。賃金規程を整備し、計算根拠を明確にしていれば防げたトラブルと言えます。

賃金規程に必ず記載すべき項目

賃金規程には、法律で定められた必須項目と、企業が任意で定める項目があります。それぞれの内容を具体的に見ていきましょう。

法定記載事項の具体的内容

労働基準法第89条により、賃金に関する以下の事項は必ず記載する必要があります。

• 賃金の決定方法: 基本給の算定基準(時給制、月給制、年俸制など)と昇給の基準
• 賃金の計算方法: 各種手当の計算式、残業代の割増率と計算方法
• 賃金の支払方法: 支払日、支払方法(銀行振込など)、控除項目
• 賃金の締切日と支払日: 具体的な日付の明示(例:「当月末日締め、翌月25日払い」)
• 昇給に関する事項: 昇給の時期、判断基準、方法

特に残業代の計算方法については、厚生労働省の「モデル賃金規程」を参考にしながら、時間外労働25%増、休日労働35%増、深夜労働25%増といった法定割増率を明記することが重要です。

任意記載事項の選び方

法定記載事項以外にも、企業の実情に応じて以下のような項目を定めることができます。

• 賞与(ボーナス)の支給基準と時期
• 退職金の計算方法と支給条件
• 各種手当(通勤手当、住宅手当、家族手当など)の支給要件
• 欠勤・遅刻・早退時の賃金控除方法
• 休業手当の計算方法

【社労士からのアドバイス】

賞与や退職金を「必ず支給する」と明記してしまうと、業績が悪化した際にも支払義務が生じます。「会社の業績および本人の勤務成績を考慮して支給することがある」といった柔軟な表現にしておくことをお勧めします。

賃金規程の見直しが必要なタイミング

一度作成した賃金規程も、さまざまな状況の変化に応じて見直しが必要になります。適切なタイミングで改定することで、法令違反やトラブルを防ぐことができます。

法改正時の対応

労働関連法令は頻繁に改正されるため、その都度賃金規程の見直しが必要です。特に注意すべき法改正には以下のようなものがあります。

• 最低賃金の改定: 毎年10月頃に都道府県ごとの最低賃金が見直されます。基本給が最低賃金を下回っていないか確認が必要です
• 育児・介護休業法の改正: 育児休業給付金の計算基礎となる賃金の定義が変更されることがあります
• 同一労働同一賃金への対応: 正社員と非正規社員の不合理な待遇差を解消する必要があります
• 時間外労働の上限規制: 2019年の働き方改革関連法により、残業時間の上限が法定化されました

例えば、令和6年度の最低賃金改定では、全国加重平均で1,054円となり、前年度から50円引き上げられました。このような大幅な引き上げがあった場合、基本給だけでなく各種手当の額も見直す必要が出てくることがあります。

経営状況の変化時

法改正以外にも、企業の経営状況や組織体制の変化に応じた見直しが求められます。

• 業績連動型賃金の導入: 売上や利益に応じた変動給を取り入れる場合
• 等級制度・役職の新設: 組織拡大に伴い、新たな役職や等級を設ける場合
• 新規事業の開始: 事業内容の変更により、新たな職種や勤務形態が発生する場合
• 労働時間制度の変更: フレックスタイム制や裁量労働制を導入する場合

特に、コロナ禍以降はテレワーク手当や在宅勤務手当を新設する企業が増えており、こうした新しい手当を追加する際にも賃金規程の改定が必要になります。

賃金規程変更時の正しい手続き

賃金規程を変更する際には、法律で定められた手続きを踏む必要があります。特に従業員に不利益となる変更の場合は、慎重な対応が求められます。

労働者への周知義務

労働基準法第106条により、使用者は就業規則を常時各作業場の見やすい場所に掲示または備え付けるなど、労働者に周知する義務があります。賃金規程も同様です。

周知方法としては、以下のような方法が認められています。

• 事業場の見やすい場所への掲示または備え付け
• 書面の交付
• パソコンなどで常時確認できる状態にする

特に不利益変更を行う場合(基本給の引き下げ、手当の削減など)は、労働者の合意を得ることが原則です。合意なしに不利益変更を行う場合は、以下の要件を満たす必要があります。

• 変更の必要性が高いこと
• 変更内容が相当であること
• 労働組合等との交渉が適切に行われたこと
• 労働者への周知が適切に行われたこと

ある建設業の顧問先では、業績悪化により諸手当の一部削減を検討した際、全従業員への説明会を3回実施し、個別面談も行った上で変更を実施しました。このような丁寧なプロセスを経ることで、従業員の理解を得ることができました。

労働基準監督署への届出

就業規則や賃金規程を作成・変更した場合、労働者代表の意見書を添えて、所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。

届出に必要な書類は以下の通りです。

• 就業規則(変更)届(様式は労働局のホームページからダウンロード可能)
• 変更後の就業規則・賃金規程(2部)
• 労働者代表の意見書
• 変更箇所を明示した新旧対照表(変更の場合)

届出期限は特に定められていませんが、変更の効力が発生する前に届け出ることが望ましいとされています。届出を怠ると、労働基準法第120条により30万円以下の罰金が科される可能性があります。

なお、労働者代表は、労働組合がある場合はその代表者、ない場合は従業員の過半数を代表する者を指します。使用者が指名するのではなく、従業員による選挙や話し合いなどの民主的な方法で選出される必要があります。

まとめ

この記事では、賃金規程の整備と見直しのポイントについて解説しました。重要なポイントは以下の3つです。

• 法的義務と実務上の重要性: 賃金規程は労働基準法で定められた就業規則の一部であり、労務トラブル防止に不可欠です
• 記載すべき内容の把握: 法定記載事項を漏れなく盛り込み、企業の実情に応じた任意項目も検討しましょう
• 適切な変更手続き: 法改正や経営状況の変化に応じて見直しを行い、労働者への周知と監督署への届出を確実に実施することが重要です

賃金規程の作成や見直しは、法令知識と実務経験の両方が求められる専門的な業務です。自社だけで対応するのが難しい場合や、現在の賃金規程に不安がある場合は、社労士などの専門家によるチェックをお勧めします。適切な賃金規程の整備は、従業員との信頼関係を築き、企業の健全な成長につながる投資と言えるでしょう。

労務に関するご相談はSalt社会保険労務士法人までお気軽にお問い合わせください。初回相談は無料で承っております。

労働時間・休憩・休日の法定基準と就業規則への記載義務

労働基準法で定められた最低基準

就業規則を作成する際には、労働基準法で定められた最低基準を下回ることはできません。まずは法律で定められた基準を正確に理解することが重要です。

法定労働時間は、労働基準法第32条により以下のように定められています。

• 1日8時間以内
• 1週間40時間以内(特例措置対象事業場は週44時間)

特例措置対象事業場とは、常時10人未満の労働者を使用する商業、映画・演劇業(映画製作を除く)、保健衛生業、接客娯楽業を指します。

休憩時間は、労働基準法第34条により労働時間に応じて以下のように定められています。

• 労働時間が6時間を超える場合:少なくとも45分
• 労働時間が8時間を超える場合:少なくとも1時間

法定休日は、労働基準法第35条により以下のいずれかを満たす必要があります。

• 毎週少なくとも1回の休日(原則)
• 4週間を通じて4日以上の休日(変形休日制)

これらの基準は法律で定められた最低限の基準であり、これを下回る定めをした場合、就業規則のその部分は無効となり、法定基準が適用されます。

就業規則に記載すべき項目

労働基準法第89条では、就業規則に必ず記載しなければならない事項として絶対的必要記載事項が定められています。労働時間・休憩・休日に関する事項は、この絶対的必要記載事項に該当します。

具体的には、以下の項目を必ず記載する必要があります。

• 始業及び終業の時刻
• 休憩時間
• 休日
• 休暇
• 交替制の場合における就業時転換に関する事項

記載例としては、以下のような形式が一般的です。

【記載例】
第○条(労働時間)
1 始業時刻 午前9時00分
2 終業時刻 午後6時00分
第○条(休憩時間)
休憩時間は、午後0時00分から午後1時00分までの1時間とする。
第○条(休日)
休日は、毎週土曜日及び日曜日とする。

これらの記載がない、または不明確な就業規則は、労働基準法第89条違反となり、30万円以下の罰金が科される可能性があります。

労働時間制度の種類と選び方

通常の労働時間制と変形労働時間制

通常の労働時間制(固定時間制)は、毎日同じ始業・終業時刻で、1日8時間・週40時間以内の労働時間を設定する最も基本的な制度です。オフィスワークや製造業など、業務量が比較的安定している企業に適しています。

一方、変形労働時間制は、業務の繁閑に応じて労働時間を柔軟に配分できる制度です。主に以下の2種類があります。

1ヶ月単位の変形労働時間制(労働基準法第32条の2)は、1ヶ月以内の一定期間を平均して週40時間以内であれば、特定の日や週に8時間・40時間を超えて労働させることができます。月末月初に業務が集中する経理部門や、週末に忙しい小売業・飲食業に適しています。

1年単位の変形労働時間制(労働基準法第32条の4)は、1ヶ月を超え1年以内の期間を平均して週40時間以内であれば、繁忙期に労働時間を長く、閑散期に短く設定できます。季節によって業務量が大きく変動する製造業や観光業に適しています。

変形労働時間制を導入するには、以下の要件を満たす必要があります。

• 労使協定の締結(1年単位の場合は労働基準監督署への届出も必要)
• 就業規則への明確な規定
• 対象期間の開始前にシフト表等で具体的な労働日・労働時間を特定

フレックスタイム制と裁量労働制

フレックスタイム制(労働基準法第32条の3)は、労働者が始業・終業時刻を自ら決定できる制度です。コアタイム(必ず勤務すべき時間帯)とフレキシブルタイム(いつ出退勤してもよい時間帯)を設定するのが一般的です。

フレックスタイム制の導入には、労使協定で以下の事項を定める必要があります。

• 対象労働者の範囲
• 清算期間(最長3ヶ月)
• 清算期間における総労働時間
• 標準となる1日の労働時間
• コアタイム・フレキシブルタイムを設ける場合はその時間帯

裁量労働制は、業務の性質上、業務遂行の手段や時間配分を労働者の裁量に委ねる必要がある業務に適用される制度です。専門業務型裁量労働制(労働基準法第38条の3)と企画業務型裁量労働制(同第38条の4)の2種類があります。

専門業務型は、システムエンジニアやデザイナーなど19の専門業務が対象です。企画業務型は、本社の企画・立案・調査・分析業務が対象となりますが、導入要件が厳しく、労使委員会の設置や労働基準監督署への届出が必要です。

中小企業では、フレックスタイム制は比較的導入しやすい一方、裁量労働制は対象業務の限定や手続きの複雑さから導入ハードルが高いと言えます。自社の業務実態に合った制度を慎重に選択することが重要です。

休憩時間の正しい定め方と運用の注意点

休憩時間の3原則(途中付与・一斉付与・自由利用)

休憩時間には、労働基準法で定められた3つの原則があります。

1.途中付与の原則(労働基準法第34条第1項)は、休憩時間を労働時間の途中に与えなければならないというルールです。始業前や終業後に休憩を与えても、法律上の休憩時間とは認められません。

2.一斉付与の原則(労働基準法第34条第2項)は、休憩時間を全労働者に一斉に与えなければならないというルールです。ただし、以下の業種は一斉付与の原則が適用除外となっています。

• 運輸交通業
• 商業
• 金融・保険業
• 映画・演劇業
• 通信業
• 保健衛生業
• 接客娯楽業
• 官公署の事業

また、労使協定を締結すれば、これらの業種以外でも交代制で休憩を与えることができます。

3.自由利用の原則(労働基準法第34条第3項)は、休憩時間を労働者が自由に利用できるようにしなければならないというルールです。休憩時間中の外出を制限することも、原則として認められません。ただし、事業場外への外出について届出制とすることは、事業場の規律保持上必要な限度であれば許容されると解されています。

実務でよくある休憩時間の間違い

実務では、休憩時間に関して以下のような誤った運用がよく見られます。

【相談事例】休憩時間中の電話番を義務付けていたケース

ある製造業の会社では、昼休み中も交代で電話番を義務付けていました。しかし、休憩時間は労働者が自由に利用できなければならず、電話対応や来客対応などの業務を命じることはできません。この場合、電話番をしていた時間は労働時間として扱い、別途休憩時間を与える必要があります。

朝礼や昼礼を休憩時間に含める間違い

朝礼や昼礼の時間を休憩時間として扱うことはできません。朝礼・昼礼は業務上の指示や連絡を行う時間であり、労働時間に該当します。休憩時間とは別に、労働時間の前後または途中に設定する必要があります。

休憩時間の分割付与

休憩時間を分割して与えること自体は法律上禁止されていませんが、細切れにしすぎると休息の実効性が失われます。例えば、1時間の休憩を15分×4回に分割するような運用は、労働者が十分に休息できないため、避けるべきです。

休憩時間を与えなかった場合の罰則

労働基準法第34条に違反して休憩時間を与えなかった場合、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科される可能性があります(労働基準法第119条)。また、労基署の調査で指摘を受け、是正勧告の対象となります。

休日の定め方と法定休日・所定休日の違い

週休制の種類と法定休日の指定方法

休日制度には、以下の種類があります。それぞれの違いを正確に理解することが重要です。

週休1日制:毎週1日の休日を与える制度です。労働基準法第35条の最低基準を満たす制度です。

週休2日制:月に1回以上、週2日の休日がある制度です。例えば「第2・第4土曜日は休み、それ以外の土曜日は出勤」というケースが該当します。

完全週休2日制:毎週必ず2日の休日がある制度です。「土日休み」や「土日祝休み」などが該当します。

法律上の休日には、法定休日と所定休日の区別があります。

法定休日とは、労働基準法第35条で義務付けられた週1日(または4週4日)の休日です。法定休日に労働させた場合、35%以上の割増賃金の支払いが必要です。

所定休日とは、法定休日を超えて会社が任意に設定した休日です。完全週休2日制の場合、2日のうち1日が法定休日、もう1日が所定休日となります。所定休日に労働させた場合、週40時間を超えていれば25%以上の割増賃金が必要ですが、超えていなければ割増賃金は不要です。

就業規則で法定休日を特定しておくことが推奨されます。例えば「日曜日を法定休日とする」と明記することで、割増賃金の計算が明確になります。特定しない場合、週の最後の休日が法定休日とみなされますが、トラブルの原因になりやすいため注意が必要です。

4週4日制は、4週間を通じて4日以上の休日を与える制度です(労働基準法第35条第2項)。導入には就業規則に4週間の起算日を明記する必要があります。シフト勤務が中心の小売業や飲食業で採用されることがあります。

振替休日と代休の違い

振替休日と代休は、よく混同されますが、法律上の扱いが大きく異なります。

振替休日とは、あらかじめ休日と定められた日を労働日とし、その代わりに他の労働日を休日とすることです。重要なのは、事前に振替の手続きをすることです。

振替休日の要件は以下の通りです。

• 就業規則に振替休日の規定があること
• 振替日を事前に特定すること(遅くとも前日までに通知)
• 振替休日は同一週内または翌週など近接した日にすること(推奨)

適正な振替休日の場合、もともとの休日に労働しても休日労働にはならず、35%の休日労働割増賃金は不要です。ただし、振替によって週40時間を超えた場合は、25%の時間外労働割増賃金が必要です。

代休とは、休日労働を行った後に、その代償として他の労働日を休日とすることです。振替休日と異なり、事後的に休みを与える制度です。

代休の場合、もともとの休日労働の事実は消えないため、35%の休日労働割増賃金を支払う必要があります。代休を取得したからといって、割増賃金の支払義務はなくなりません。

就業規則への記載方法も異なります。振替休日は「業務の都合により休日を他の日に振り替えることがある」、代休は「休日労働を行った場合、代休を与えることがある」といった形で、それぞれ明確に規定することが重要です。

【実務上の注意】振替休日を与える場合、可能な限り同一週内に振り替えることが推奨されます。週をまたぐ振替の場合、振替前の週で週40時間を超えると時間外労働となり、25%の割増賃金が発生するためです。また、振替日はできるだけ早く、遅くとも1ヶ月以内に取得させることが望ましいとされています。

まとめ

労働時間・休憩・休日の定めは就業規則の核心部分であり、労基署調査でも重点的にチェックされる項目です。法定基準を正確に理解し、自社の実態と合致した規定を作成することが重要です。

この記事でお伝えした重要なポイントは以下の3つです。

• 法定基準の遵守:1日8時間・週40時間、休憩時間の適切な付与、週1日の法定休日は必ず守る
• 自社に合った制度選択:変形労働時間制やフレックスタイム制など、業務実態に応じた柔軟な制度を検討する
• 休憩・休日の正しい運用:休憩の3原則を守り、振替休日と代休の違いを理解して適切に運用する

就業規則の作成や見直しに不安がある場合、労働時間・休憩・休日の定め方で迷った場合は、労務の専門家である社労士への相談をおすすめします。Salt社会保険労務士法人では、初回相談を無料で承っておりますので、お気軽にお問い合わせください。

テレワーク規程が必要な理由と法的位置づけ

テレワークを導入する際、口頭やメールでのルール共有だけでは不十分です。労働条件の変更に該当するため、就業規則への反映が法律上求められます。ここでは規程整備の必要性と法的な位置づけを確認しましょう。

就業規則との関係性

テレワーク規程は、就業規則本体に直接盛り込む方法と、別規程として作成する方法の2つがあります。多くの企業では、既存の就業規則に「在宅勤務規程」などの別規程を付属させる形式を採用しています。この方法であれば、テレワーク制度の変更時に就業規則全体を改定する手間が省けます。

注意すべき点は、常時10人以上の労働者を使用する場合は労働基準監督署への届出義務があることです。別規程として作成した場合でも、就業規則の一部とみなされるため届出が必要になります。また、規程作成時には労働者代表の意見を聴取し、意見書を添付する手続きも忘れずに行いましょう。

労働基準法上の留意点

テレワークであっても、労働基準法の適用は通常勤務と変わりません。特に重要なのが労働時間管理義務です。自宅勤務だからといって労働時間の把握を怠ると、未払い残業代の請求リスクが生じます。

厚生労働省の「テレワークモデル就業規則」では、「使用者は、労働者の労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録すること」と明示されています。この原則はテレワーク時も同様に適用されます。

また、労働条件通知書には勤務場所を明示する義務がありますが、テレワークの場合は「従業員の自宅」や「会社が認めた場所」といった記載が必要です。さらに、長時間労働を防止する安全配慮義務の観点から、深夜・休日の業務連絡を制限するルールも検討すべきでしょう。

テレワーク規程に盛り込むべき必須項目

テレワーク規程には、対象者の範囲から費用負担まで、明確に定めるべき項目があります。曖昧な表現を避け、従業員が迷わないよう具体的に記載することが重要です。

対象者と申請手続き

まず、誰がテレワークを利用できるのかを明確にしましょう。全職種一律ではなく、業務内容や勤続年数による制限を設けるケースもあります。例えば「入社6ヶ月以上の正社員で、上司が業務遂行可能と認めた者」といった条件設定が一般的です。

申請手続きについては、事前申請制とするのか、承認基準はどうするのかを定めます。育児や介護を理由とする場合に優先的に認める運用も検討する価値があります。申請フローを明確にすることで、従業員間の不公平感を防ぐことができます。

勤務場所と労働時間

テレワークの勤務場所は自宅に限定するのか、サテライトオフィスやコワーキングスペースも認めるのかを規定します。情報セキュリティの観点から、カフェなど不特定多数がいる場所での勤務を禁止する企業が多い傾向にあります。

労働時間については、通常の勤務時間制を適用するのが基本ですが、事業場外みなし労働時間制の適用も検討できます。ただし、この制度を適用するには「労働時間を算定し難い」という要件を満たす必要があります。頻繁に連絡を取り合う業務形態では適用が難しいため、慎重に判断しましょう。

中抜け時間の取り扱いも重要です。銀行手続きや子どもの送迎などで一時的に離席する場合、休憩時間として扱うのか、時間単位の年休とするのかを明示します。柔軟性を持たせつつ、労働時間の適正把握とのバランスを取ることが求められます。

通信費・光熱費の負担

テレワーク実施に伴う費用負担は、労使間でトラブルになりやすい項目です。会社が負担する範囲を明確に定めることが不可欠です。

通信費については、定額支給(例:月額5,000円)とする方法と、実費精算とする方法があります。定額支給の場合、所得税法上、月額15,000円までは非課税扱いが可能です。光熱費は実態把握が難しいため、在宅勤務手当として一定額を支給する企業が増えています。

業務に必要な機器(PC、モニター、デスク等)を会社が貸与するのか、従業員の私物使用を認めるのかも規定します。セキュリティリスクを考慮すると、会社貸与が望ましいでしょう。

労務管理で注意すべきポイント

テレワーク導入後の労務管理では、労働時間把握と情報セキュリティの2点が特に重要です。これらを怠ると、法的リスクや情報漏洩のリスクが高まります。

労働時間の把握方法

テレワーク時の労働時間管理は、始業・終業時の報告を義務化することが基本です。メールやチャットツールで「おはようございます。本日9時より業務開始します」といった連絡を徹底させる企業が多く見られます。

より確実な管理のためには、勤怠管理システムの導入が推奨されます。クラウド型のシステムであれば、従業員がどこからでも打刻でき、管理者もリアルタイムで勤務状況を確認できます。

当事務所の顧問先であるIT企業B社(従業員40名)では、テレワーク規程を整備せずに導入した結果、深夜まで業務を続ける従業員が続出し、未払い残業代の請求トラブルに発展しました。その後、規程を整備し、22時以降の業務連絡を禁止するルールを設けることで、長時間労働の問題を解決できた事例があります。

情報セキュリティ対策

テレワークでは、機密情報が社外に持ち出されるリスクが高まります。情報管理ルールの明確化は不可欠です。

具体的には、機密文書の持ち出し禁止、データの暗号化義務、VPN接続の必須化などを規定します。私用PCの使用については、セキュリティソフト導入など一定の条件を満たした場合のみ認めるか、原則禁止とするかを明示しましょう。

また、テレワーク開始前に情報セキュリティ研修を実施し、受講を義務化することも有効です。パスワード管理や不審メールへの対応など、基本的な知識を全従業員が共有することで、情報漏洩リスクを大幅に軽減できます。

まとめ

テレワーク規程は、労使トラブルを防止し円滑な制度運用を実現するために欠かせない基盤です。就業規則との整合性を保ちながら、対象者・労働時間・費用負担といった必須項目を具体的に定めることが重要です。

特に注意すべきは、労働時間管理の徹底、費用負担の明確化、情報セキュリティ対策の3点です。これらを曖昧にしたまま導入すると、後々大きなトラブルに発展するリスクがあります。

自社の実態に合わない規程は形骸化してしまうため、制度設計の段階から現場の声を取り入れることが大切です。テレワーク規程の作成や見直しでお困りの際は、労務管理の専門家である社会保険労務士にご相談されることをお勧めします。

労務に関するご相談はSalt社会保険労務士法人までお気軽にお問い合わせください。初回相談は無料で承っております。

副業・兼業を認める際の基本的な考え方

副業解禁を進める前に、法的な位置づけと企業が制限できる範囲を正しく理解しておく必要があります。

法的には副業禁止できない理由

多くの企業では就業規則で副業を禁止していますが、労働者には職業選択の自由が憲法で保障されているため、原則として副業を一律禁止することはできません。労働基準法も、労働時間以外の時間をどのように使うかは労働者の自由としています。

厚生労働省が公表している「副業・兼業の促進に関するガイドライン」でも、企業は原則として副業を認める方向で対応することが望ましいとされています。ただし、就業規則で一定の制限を設けることは認められており、後述する例外事由に該当する場合は副業を制限できます。

副業を制限できる4つの例外事由

厚労省ガイドラインでは、以下の4つの事由に該当する場合に限り、企業は副業を制限できるとされています。

• 労務提供上の支障がある場合:長時間労働により本業に悪影響が出る
• 企業秘密が漏洩する場合:顧客情報や技術情報が流出するリスク
• 会社の名誉や信用を損なう行為がある場合:反社会的な副業など
• 競業により企業の利益を害する場合:同業他社での就労など

これらの事由を就業規則に明記することで、企業はリスクを管理しながら副業を認めることができます。実際に、当事務所の顧問先A社では、競合他社での副業を届出制にしていたところ、従業員が同業種で副業を開始し、顧客情報の流出が疑われる事態が発生しました。この事例から、事前の許可制と明確な禁止事項の規定が重要であることが分かります。

就業規則に盛り込むべき5つの項目

副業を認める場合、就業規則には以下の5つの項目を具体的に規定する必要があります。

副業の定義と申請手続き

まず、副業の定義を明確にすることが重要です。「他の事業主に雇用される場合」「自ら事業を営む場合」など、具体的に記載します。申請手続きについては、許可制と届出制の2つの選択肢があります。

許可制は、会社が事前に内容を審査して承認する方式で、リスク管理を重視する企業に適しています。一方、届出制は、従業員が事後報告する形式で、柔軟な働き方を尊重したい企業向けです。中小企業では、競業リスクを考慮して許可制を採用するケースが多いと言われています。

禁止事項と承認基準

前述の4つの例外事由を具体化した禁止事項を規定します。例えば、以下のような内容です。

• 競合他社での就労
• 会社の顧客に対する営業活動
• 会社の機密情報を利用する業務
• 公序良俗に反する業務

また、承認基準も明確にすることで、従業員が申請しやすくなり、会社側も判断に迷いません。「週10時間以内」「深夜・休日の勤務は不可」など、数値基準を設けると運用がスムーズになります。

労働時間管理の方法

副業を認める上で最も複雑なのが労働時間の通算管理です。労働基準法第38条では、複数の事業場で労働する場合、労働時間を通算して計算することが定められています。

具体的には、本業と副業の労働時間を合算し、1日8時間・週40時間の法定労働時間を超えた場合、後から契約した事業主が時間外労働の割増賃金を支払う義務があります。就業規則には、「副業の労働時間は自己申告制とし、月次で報告すること」といった管理方法を明記します。

健康配慮義務の規定

長時間労働による健康障害を防ぐため、健康配慮義務を規定することも重要です。例えば、本業と副業を合わせた総労働時間が月80時間を超える場合は産業医面談を実施する、といった具体策を盛り込みます。

また、年次有給休暇の取得状況や健康診断の結果も考慮し、従業員の健康状態を総合的に判断する仕組みを整えることが望ましいでしょう。

違反時の懲戒規定

無断での副業や虚偽申告があった場合の処分基準を明確にします。「懲戒処分の対象とする」といった曖昧な表現ではなく、「初回は戒告、再発時は減給」など段階的な処分を規定すると、従業員にとっても予見可能性が高まります。

ただし、懲戒処分は労働契約法第15条により、客観的に合理的で社会通念上相当な理由がなければ無効となるため、過度に厳しい処分は避けるべきです。

副業許可申請書のチェックポイント

就業規則を改定した後は、従業員が副業を申請する際の書式を整備します。

必須記載事項4つ

副業許可申請書には、以下の4つの情報を必ず記載させます。

• 副業先の企業名・業務内容:競業性の判断材料
• 勤務日時・時間:労働時間管理のため
• 業務内容の詳細:機密情報利用の有無確認
• 報酬額(任意):社会保険料算定の参考

これらの情報により、会社は前述の4つの例外事由に該当しないか判断できます。また、労働時間の通算計算にも必要なデータです。

承認可否の判断フロー

申請を受けた後は、客観的な基準に基づいて承認可否を判断します。以下のようなフローチャートを作成しておくと、担当者による判断のばらつきを防げます。

• ステップ1:競業性のチェック(同業種か?顧客が重複するか?)
• ステップ2:労働時間のチェック(通算で法定労働時間を大幅に超えないか?)
• ステップ3:機密情報利用のチェック(会社の情報を使う可能性はないか?)
• ステップ4:健康面のチェック(過去の勤怠に問題はないか?)

すべてのチェック項目をクリアした場合に承認し、1つでも懸念がある場合は面談を実施するといった運用が考えられます。なお、不承認の場合は理由を明示することで、従業員の納得感を高めることができます。

まとめ

この記事では、副業・兼業を認める際の就業規則の改定ポイントについて解説しました。重要なポイントは以下の3つです。

• 法的には原則副業を禁止できない:厚労省ガイドラインの4つの例外事由を就業規則に明記する
• 5つの必須項目を規定する:定義・禁止事項・労働時間管理・健康配慮・懲戒処分を具体的に記載
• 申請書と判断フローを整備する:客観的基準で承認可否を判断し、運用の透明性を確保

副業解禁は従業員のモチベーション向上やスキルアップにつながる一方、規程整備を怠ると労務トラブルのリスクが高まります。就業規則の改定は労働基準監督署への届出義務もあるため、専門家に相談しながら適切な規程を整備することをお勧めします。

労務に関するご相談はSalt社会保険労務士法人までお気軽にお問い合わせください。初回相談は無料で承っております。

退職・解雇トラブルが起きる2つの原因

就業規則の記載が曖昧

就業規則に「退職を希望する場合は○ヶ月前に申し出ること」とだけ記載されているケースがよく見られます。しかしこれだけでは不十分です。申出の方法が書面なのか口頭でもよいのか、誰に申し出るのか、引継ぎはどうするのかといった点が不明確だからです。

実際の相談事例として、従業員が「来週で辞めます」とメールだけで通告してきたケースがありました。就業規則には「1ヶ月前に申し出ること」と記載されていましたが、書面での提出や上長への報告については触れられていませんでした。民法第627条では「雇用期間の定めのない契約は、2週間前の予告で解約できる」と定められているため、法律上は従業員の主張が認められる可能性が高い状況でした。

曖昧な記載は以下のようなトラブルを招きます。

• 従業員が突然退職を申し出て、業務の引継ぎができない
• 退職の意思表示が口頭だったため、後から「言った・言わない」の争いになる
• 退職日をめぐって会社と従業員の認識が食い違う
• 引継ぎを拒否されて顧客情報や業務ノウハウが失われる

民法第627条と就業規則の関係性も重要です。民法では2週間前の予告で足りるとされていますが、就業規則で合理的な期間(一般的には1ヶ月程度)を定めることは可能です。ただし、就業規則の規定が優先されるのは、その内容が合理的であり、かつ従業員に周知されている場合に限られます。

法改正への未対応

労働関連法令は頻繁に改正されますが、就業規則が古いままになっている企業は少なくありません。特に2024年4月に施行された労働条件明示ルールの強化は、退職規定にも影響を与えています。

この改正により、労働契約締結時および契約更新時に、就業場所・業務の変更範囲を明示することが義務づけられました(労働基準法施行規則第5条)。これは退職時のトラブル防止にもつながります。配置転換を拒否して退職するケースや、業務内容の変更を理由に退職するケースでは、当初の労働条件明示の内容が争点になることがあるためです。

10年以上前に作成したひな形をそのまま使っている場合、以下のようなリスクがあります。

• 法改正に対応していない条文が無効とされる
• 労働基準監督署の調査で是正勧告を受ける
• 従業員から訴訟を起こされた際に不利な立場に置かれる

退職規定で書くべき4項目

退職の申出期限と手続き

民法第627条では2週間前の予告で退職できるとされていますが、就業規則で1ヶ月前など合理的な期間を定めることができます。ただし3ヶ月前や6ヶ月前など過度に長い期間は、労働者の退職の自由を不当に制限するものとして無効とされる可能性があります。

法的に有効な申出期限の書き方の例は以下の通りです。

【条文例】
第○条(退職の申出)
従業員が自己の都合により退職しようとするときは、退職を希望する日の少なくとも30日前までに、所定の退職届を提出しなければならない。ただし、会社が承認した場合は、この限りでない。

書面での申出を義務づけることで、後々のトラブルを防止できます。

【条文例】
第○条(退職届の提出)
従業員が退職を申し出る場合は、書面(退職届)により、直属の上長を経由して人事部長に提出しなければならない。口頭による申出は、正式な退職の意思表示とは認めない。

自己都合・会社都合の区分

退職理由が自己都合か会社都合かは、失業保険の給付日数に大きく影響します。会社都合の場合、給付制限期間がなく、給付日数も長くなります(雇用保険法第21条、第22条)。そのため、退職理由をめぐって争いになるケースがあります。

会社都合退職となる主なケースは以下の通りです。

• 整理解雇(経営不振による人員削減)
• 会社からの退職勧奨に応じた場合
• 労働条件の重大な変更(賃金の大幅な減額など)
• 事業所の移転により通勤が困難になった場合

トラブル防止のため、退職理由の判定基準を明確にしておくことが重要です。

【条文例】
第○条(退職理由の区分)
従業員の退職理由は、以下の基準により判定する。
(1)自己都合退職:従業員の個人的事情による退職
(2)会社都合退職:会社の経営上の理由による退職勧奨、整理解雇、労働条件の重大な変更等による退職

退職時の引継ぎ義務

引継ぎが不十分なまま従業員が退職してしまうと、顧客情報の喪失、業務の停滞、取引先とのトラブルなど、深刻な実害が生じることがあります。ある製造業の事例では、技術者が突然退職し、製造ノウハウが失われて生産ラインが停止する事態に陥りました。

法的に有効な引継ぎ義務の条文例は以下の通りです。

【条文例】
第○条(業務の引継ぎ)
退職する従業員は、後任者または上長に対し、担当業務に関する事項を誠実に引き継がなければならない。会社は、引継ぎに必要な期間について、退職日の調整を求めることができる。

なお、引継ぎが未了であることを理由に最終給与を一方的に減額・相殺することは、労働基準法第24条(賃金全額払いの原則)に違反する可能性があります。引継ぎ義務違反による損害賠償請求は別途検討する必要があります。

退職後の秘密保持・競業避止

退職後に従業員が顧客情報を持ち出したり、競合他社に転職して営業活動を行ったりするケースがあります。これを防ぐため、秘密保持義務と競業避止義務を就業規則に定めておくことが重要です。

【秘密保持義務の条文例】
第○条(秘密保持義務)
従業員は、在職中および退職後も、業務上知り得た会社の機密情報、顧客情報、技術情報その他の秘密を第三者に開示し、または自己の利益のために使用してはならない。

ただし、競業避止義務については、職業選択の自由(憲法第22条)との関係で慎重な配慮が求められます。以下のような制限が過度に広範な場合、無効とされる可能性があります。

• 競業避止期間が2年を超える
• 競業避止の対象地域が全国に及ぶ
• 禁止される職種の範囲が不明確
• 代償措置(競業避止手当など)が全くない

実効性を持たせるためには、退職金の上乗せや在職中の手当支給など、何らかの代償措置を講じることが望ましいとされています。

解雇規定で書くべき3項目

解雇事由の具体的列挙

解雇には普通解雇と懲戒解雇があります。普通解雇は、能力不足や勤務成績不良など、従業員の労務提供が不完全な場合に行われます。一方、懲戒解雇は、重大な服務規律違反に対する懲戒処分として行われます。

解雇事由は「限定列挙」(列挙した事由以外では解雇できない)ではなく、「例示列挙」(代表的な事由を例示し、それに準ずる場合も含む)として定めることが一般的です。これにより、予期しない事態にも対応できます。

【普通解雇事由の条文例】
第○条(普通解雇)
従業員が次の各号のいずれかに該当する場合は、解雇することがある。
(1)精神または身体の障害により業務に耐えられないと認められるとき
(2)勤務成績または業務能率が著しく不良で、向上の見込みがないと認められるとき
(3)正当な理由なく無断欠勤が○日以上に及び、出勤の督促に応じないとき
(4)その他前各号に準ずるやむを得ない事由があるとき

解雇予告の手続き

労働基準法第20条により、使用者が労働者を解雇する場合は、少なくとも30日前に予告するか、30日分以上の平均賃金(解雇予告手当)を支払わなければなりません。

ただし、以下のケースでは解雇予告除外認定を受けることで即日解雇が可能です(労働基準法第20条第1項但し書き)。

• 従業員の責めに帰すべき事由(横領、傷害など重大な服務規律違反)がある場合
• 天災事変その他やむを得ない事由で事業の継続が不可能になった場合

解雇予告手当の計算方法は、解雇予告日から解雇日までの日数が30日に満たない場合、その不足日数分の平均賃金です。平均賃金は、算定事由発生日以前3ヶ月間の賃金総額をその期間の総日数で除した金額です(労働基準法第12条)。

【条文例】
第○条(解雇の予告)
会社が従業員を解雇する場合は、少なくとも30日前に予告するか、30日分以上の平均賃金を支払う。ただし、労働基準監督署長の認定を受けた場合は、この限りでない。

解雇制限事由

労働基準法第19条により、以下の期間中は解雇が制限されています。

• 業務上の傷病による休業期間およびその後30日間
• 産前産後の休業期間およびその後30日間

また、男女雇用機会均等法第9条により、結婚、妊娠、出産、産前産後休業の取得を理由とする解雇は禁止されています。育児・介護休業法第10条、第16条でも、育児休業・介護休業の申出や取得を理由とする解雇は禁止されています。

労災休業中の解雇制限期間の計算には注意が求められます。「療養のため休業する期間」とは、実際に休業している期間を指します。復職後に再発して休業した場合は、その期間も含まれます。

【条文例】
第○条(解雇制限)
会社は、次の期間中は従業員を解雇しない。ただし、労働基準法第81条の規定による打切補償を支払った場合、または天災事変その他やむを得ない事由のため事業の継続が不可能となり、労働基準監督署長の認定を受けた場合は、この限りでない。
(1)業務上の傷病による療養のため休業する期間およびその後30日間
(2)産前産後の休業期間およびその後30日間

まとめ

就業規則の退職・解雇規定は、日常的には意識されにくいものですが、トラブルが発生した際の経営リスクを大きく左右します。法的有効性を確保するためには、労働関連法令の最新動向を踏まえた記載が不可欠です。同時に、実務での運用可能性も考慮し、現場で実際に機能する内容にしておくことが重要です。

特に重要なポイントをまとめると以下の3点です。

• 退職規定では、申出期限・手続き、引継ぎ義務、秘密保持義務を明確に定める
• 解雇規定では、解雇事由を例示列挙し、解雇予告の手続きと解雇制限事由を正確に記載する
• 法改正への対応として、定期的に就業規則を見直し、最新の法令に適合させる

就業規則の作成や見直しに不安がある場合は、労務管理の専門家である社労士への相談をおすすめします。労務に関するご相談はSalt社会保険労務士法人までお気軽にお問い合わせください。初回相談は無料で承っております。

懲戒処分規定に必要な2つの法的要件

懲戒処分が法的に有効となるためには、労働基準法や労働契約法で定められた要件を満たす必要があります。ここでは特に重要な2つの法的要件について解説します。

就業規則への明記と周知の義務

懲戒処分を行うためには、就業規則に懲戒の種類と事由を明記し、従業員に周知することが絶対条件です。労働基準法第89条では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に就業規則の作成を義務づけており、第9号で「表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項」の記載を求めています。

厚生労働省の「モデル就業規則」では、懲戒処分について以下のような記載例が示されています。

• 懲戒の種類(けん責、減給、出勤停止、懲戒解雇など)
• 各懲戒処分に該当する具体的な事由
• 懲戒処分を決定する手続き

また、周知については労働基準法第106条で、就業規則を常時各作業場の見やすい場所に掲示または備え付けることが求められています。実務上は、以下のような方法が有効とされています。

• 社内イントラネットへの掲載
• 入社時の説明と就業規則の配布
• 定期的な研修での周知

過去の判例では、就業規則に懲戒規定がない、または従業員に周知されていない場合、懲戒処分が無効と判断されたケースが多数あります。ある顧問先の事例では、就業規則はあったものの、パート社員への周知が不十分だったため、懲戒処分が争われた際に不利な状況となりました。

懲戒の種類と処分内容の明確化

懲戒処分は、違反行為の程度に応じて段階的に設定することが重要です。一般的には、軽い順に以下のような種類が設けられます。

労働契約法第15条では、「懲戒は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして無効とする」と定めています。つまり、処分の重さが違反行為に見合っていることが求められます。

例えば、初回の軽微な遅刻に対していきなり懲戒解雇を科すことは、社会通念上相当とは認められない可能性が高いです。そのため、段階的な懲戒処分の種類を設け、「再三の注意にもかかわらず改善されない場合」といった加重事由も明記しておくことが推奨されます。

懲戒事由を定める際の2つの実務ポイント

法的要件を満たすだけでなく、実務で使える懲戒規定にするためには、いくつかのポイントがあります。ここでは特に重要な2つのポイントを解説します。

包括条項の正しい設け方

懲戒事由を列挙する際、すべての違反行為を予測して記載することは不可能です。そのため、多くの就業規則では最後に「その他前各号に準ずる行為」といった包括条項を設けます。

しかし、包括条項の書き方を誤ると、懲戒処分が無効となるリスクがあります。最高裁判例(フジ興産事件・平成15年10月10日)では、具体的な懲戒事由の列挙がない包括的な規定は無効と判断されました。

有効な包括条項の書き方としては、以下のポイントを押さえることが重要です。

• 具体的な懲戒事由を十分に列挙した上で、最後に包括条項を置く
• 「前各号に準ずる」など、列挙した事由との関連性を示す表現を使う
• 「会社の秩序を乱す行為」など、ある程度の具体性を持たせる

悪い例:「その他、会社が不適切と判断した行為」(抽象的すぎて無効のリスク)

良い例:「前各号に準ずる程度の、企業秩序を著しく乱す行為または会社の名誉信用を損なう行為」

業種別に追加すべき懲戒事由

業種や職種によって、特に重視すべき懲戒事由は異なります。一般的な事由に加えて、自社の業種特性に応じた事由を追加することで、実効性の高い規定となります。

飲食業の場合

• 食品衛生に関する法令違反や手順無視
• 調理場での喫煙や私物の飲食
• 顧客の個人情報の不正取得や漏洩

介護・医療業の場合

• 利用者・患者への虐待や人権侵害
• 医療事故につながる重大な手順違反
• 利用者・患者の個人情報の目的外使用

製造業の場合

• 安全装置の無効化や安全手順の無視
• 製品の品質データの改ざん
• 機械設備の無断操作や破損

また、近年増加しているSNS上での不適切な投稿についても、「業務上知り得た情報や会社の内部情報をSNS等で公開する行為」といった形で明記しておくことが推奨されます。ただし、労働者の正当な内部告発まで制限するような規定は、公益通報者保護法の観点から問題となる可能性があるため、注意が必要です。

まとめ

懲戒処分規定は、就業規則への明記と周知、懲戒の種類と事由の明確化という法的要件を満たすことが大前提です。その上で、包括条項の適切な設定や業種特性に応じた事由の追加により、実務で使える規定となります。

法的要件を満たさない懲戒処分は無効となり、不当解雇として損害賠償を請求されるリスクもあります。既存の就業規則がある場合も、最新の法令や判例に照らして見直しが必要なケースが多く見られます。懲戒処分規定の作成や見直しについては、労務管理の専門家である社会保険労務士に相談されることをお勧めします。

労務に関するご相談はSalt社会保険労務士法人までお気軽にお問い合わせください。初回相談は無料で承っております。

遅刻・早退・欠勤のルールが必要な3つの理由

遅刻・早退・欠勤に関する明確なルールを設定することは、企業運営において極めて重要です。ルールが曖昧なままでは、従業員との間で認識のズレが生じ、思わぬトラブルに発展する可能性があります。

法的リスクの回避とトラブル防止

遅刻や欠勤に対する対応が場当たり的だと、不公平な扱いによる労使トラブルに発展するリスクがあります。ある従業員には厳しく対応し、別の従業員には甘く対応するといった状況は、パワハラや不当な差別として問題視される可能性があります。

実際にあった相談事例では、ある製造業の企業が遅刻常習者に対して口頭注意のみで対応していたところ、突然減給処分を科したことで従業員から不当処分として訴えられたケースがありました。就業規則に明確な基準がなく、過去の対応との整合性も取れていなかったため、企業側が不利な立場に立たされることになりました。

このようなトラブルを防ぐためには、就業規則に遅刻・早退・欠勤のルールを明確に規定し、全従業員に周知しておくことが不可欠です。

公平な職場環境の維持

遅刻や欠勤が頻発する従業員がいると、真面目に勤務している他の従業員のモチベーション低下につながります。「あの人は遅刻しても何も言われないのに、自分は厳しく注意される」といった不満が蓄積すると、職場全体の雰囲気が悪化します。

明確なルールを設定し、全員に公平に適用することで、従業員間の不公平感を解消し、健全な職場環境を維持することができます。特に人手不足が深刻な昨今では、優秀な人材の離職を防ぐためにも、公平性の担保は重要な経営課題と言えます。

就業規則に記載すべき3つの基本項目

遅刻・早退・欠勤のルールを実効性のあるものにするためには、就業規則への適切な記載が必要です。ここでは、必ず規定しておくべき3つの基本項目を解説します。

遅刻・早退・欠勤の定義と届出方法

まず、遅刻・早退・欠勤とは何を指すのかを明確に定義する必要があります。一般的には以下のように定義されます。

• 遅刻:始業時刻に遅れて出勤すること
• 早退:終業時刻前に退勤すること
• 欠勤:勤務日に勤務しないこと

時間の基準としては、「始業時刻の5分前までに出勤準備を完了していること」といった具体的な基準を設けることも有効です。また、届出方法についても具体的に規定しておきましょう。

• 遅刻・早退:事前に上長に連絡し、理由を報告する
• 欠勤:前日までに上長に連絡し、理由を報告する(やむを得ない場合は当日の始業時刻まで)
• 無断欠勤:連絡なく欠勤した場合は懲戒処分の対象となる

連絡方法(電話、メール、チャットツールなど)や連絡先についても明記しておくと、運用がスムーズになります。

給与控除の計算方法と根拠

遅刻・早退・欠勤があった場合の給与控除について、労働基準法第24条に基づく「ノーワークノーペイの原則」を明記する必要があります。これは「労働しなかった時間分の賃金は支払わない」という原則です。

就業規則には以下のような記載をします。

「遅刻、早退、欠勤により労働しなかった時間については、所定労働時間に対する賃金を控除する。控除額の計算方法は、月給を月平均所定労働時間で除した金額に、遅刻・早退・欠勤時間を乗じた額とする」

この規定により、企業は法的根拠を持って給与控除を行うことができます。ただし、控除できるのは労働しなかった時間分のみであり、それ以上のペナルティ的な控除は認められないことに注意が必要です。

ペナルティの段階的設定

遅刻・早退・欠勤が繰り返される場合の対応として、段階的な懲戒処分の基準を設けることが重要です。いきなり厳しい処分を科すのではなく、段階を踏んだ対応を規定しておくことで、従業員の改善機会を確保するとともに、処分の合理性を担保できます。

一般的な段階的対応の例は以下の通りです。

1. 口頭注意:月3回までの遅刻・早退
2. 文書による厳重注意:月4回以上、または3ヶ月連続で遅刻・早退が発生
3. 減給処分:改善が見られず、さらに継続した場合(労働基準法第91条の範囲内)
4. 出勤停止:悪質な場合または無断欠勤が発生した場合
5. 懲戒解雇:改善の見込みがなく、業務に重大な支障をきたす場合

ただし、懲戒処分を実施する際は、適切な手続きを踏むことが不可欠です。事前の注意・指導の記録を残し、弁明の機会を与えるなど、慎重な対応が求められます。

給与控除の正しい計算方法

遅刻・早退・欠勤があった場合の給与控除は、法的根拠に基づいた正確な計算が必要です。誤った計算方法で控除すると、賃金全額払いの原則に抵触する可能性があります。

遅刻・早退時の控除額の算出式

月給制の従業員の場合、遅刻・早退時の控除額は以下の計算式で算出します。

控除額 = 月給 ÷ 月平均所定労働時間 × 遅刻・早退時間

具体例で見てみましょう。月給30万円、月平均所定労働時間が160時間の従業員が、1時間遅刻した場合の計算は以下の通りです。

• 時給換算:300,000円 ÷ 160時間 = 1,875円
• 控除額:1,875円 × 1時間 = 1,875円

この従業員の当月の支給額は、298,125円となります。なお、月平均所定労働時間は、年間の所定労働時間を12で割って算出します(例:年間1,920時間 ÷ 12ヶ月 = 160時間)。

重要なのは、実際に労働しなかった時間分のみを控除するという点です。30分の遅刻に対して1時間分を控除するといったペナルティ的な控除は、労働基準法第24条(賃金全額払いの原則)に違反する可能性があります。

欠勤控除の計算パターン

欠勤の場合も、遅刻・早退と同様の計算方法を用います。1日欠勤した場合は、以下のように計算します。

控除額 = 月給 ÷ 月平均所定労働日数

月給30万円、月平均所定労働日数が20日の従業員が1日欠勤した場合:

• 日給換算:300,000円 ÷ 20日 = 15,000円
• 控除額:15,000円

ただし、欠勤と年次有給休暇の関係には注意が必要です。従業員から有給休暇の申請があった場合は、欠勤ではなく有給休暇として扱い、給与控除は行いません。また、有給休暇の取得を妨げるような対応は、労働基準法第39条に違反します。

病気やケガによる長期欠勤の場合は、健康保険の傷病手当金の対象となる可能性があります。単純に給与控除するのではなく、社会保険労務士などの専門家に相談しながら適切に対応することをお勧めします。

運用時の2つの注意点

ルールを定めても、実際の運用が適切でなければ効果は半減します。ここでは、運用時に特に注意すべき2つのポイントを解説します。

記録の適切な保管方法

遅刻・早退・欠勤の記録は、労務管理の基礎資料として適切に保管する必要があります。具体的には以下の記録を残しておきましょう。

• タイムカードまたは勤怠管理システムの出退勤記録
• 遅刻・早退・欠勤の届出書(理由を含む)
• 口頭注意や文書注意の記録
• 面談記録(改善指導を行った場合)

これらの記録は、将来的に懲戒処分を検討する際の根拠資料となります。また、従業員との紛争が生じた場合にも、企業側の対応の正当性を証明する重要な証拠となります。記録は最低3年間は保管することをお勧めします。

なお、労働基準法第109条では、賃金台帳などの記録を3年間保存することが義務付けられていますが、2020年4月からは5年間(当面は3年間)に延長されています。記録の保管期間については、最新の法令を確認するようにしましょう。

例外対応のルール化

遅刻・早退・欠勤のルールを運用する際、例外的な状況への対応も明確にしておく必要があります。例えば、以下のようなケースです。

• 公共交通機関の遅延や事故による遅刻
• 冠婚葬祭による欠勤
• 自然災害による遅刻・欠勤
• 業務上の負傷による通院

これらのケースでは、従業員に責任がないことが明らかですので、給与控除の対象としないまたは特別休暇として扱うなどの配慮が必要です。就業規則に例外規定を設けておくことで、判断に迷うことなく対応できます。

特に公共交通機関の遅延については、遅延証明書の提出を求めるなど、客観的な証拠に基づいて判断することが重要です。一方で、頻繁に同じ理由で遅刻が発生する場合は、早めに出勤するよう指導することも必要でしょう。

まとめ

遅刻・早退・欠勤のルールを適切に設定することは、法的リスクを回避し、公平な職場環境を維持するために不可欠です。この記事で解説した重要なポイントは以下の3つです。

• 就業規則への明確な記載:遅刻・早退・欠勤の定義、届出方法、給与控除の計算方法、懲戒処分の基準を具体的に規定する
• 法的根拠に基づいた運用:労働基準法第24条のノーワークノーペイの原則に基づき、労働しなかった時間分のみを控除する
• 記録の適切な保管と例外対応:出退勤記録や届出書を保管し、公共交通機関の遅延など例外的な状況への対応も明確にする

ルールの設定と運用に際しては、法的な知識と実務経験が求められます。判断に迷う場合や、就業規則の作成・見直しが必要な場合は、労務管理の専門家である社会保険労務士に相談することをお勧めします。適切なルール設定により、労使双方にとって健全な職場環境を実現しましょう。

労務に関するご相談はSalt社会保険労務士法人までお気軽にお問い合わせください。初回相談は無料で承っております。