店長や管理職に昇格すると、スタッフのシフト管理や売上目標だけでなく、労務管理という新たな責任が加わります。しかし「労働基準法って何から学べばいいの?」「残業代の計算方法がわからない」と不安を感じる方は少なくありません。実際、労務管理の知識不足は、未払い残業代の請求や労働基準監督署の是正勧告といった深刻なトラブルに直結します。この記事では、店長・管理職として最低限押さえておくべき5つの労務管理スキルを、法的根拠とともに解説します。
店長・管理職が知るべき労務管理の重要性
店舗運営において、労務管理は売上管理と同じくらい重要な経営基盤です。しかし多くの現場では「何となく」で運用されているケースが多く、それがトラブルの火種になっています。
労務トラブルが店舗経営に与える影響
労務管理の不備がもたらす具体的なリスクは、以下の3つに集約されます。
- 未払い残業代の請求:タイムカードの改ざんや「みなし残業」の誤った運用により、退職後に従業員から過去2年分(最大3年分)の残業代を請求されるケースが増えています。飲食店では数百万円単位の支払い事例も珍しくありません。
- 労働基準監督署の是正勧告:従業員からの通報や定期監督により、長時間労働や36協定未締結が発覚すると、是正勧告や最悪の場合は書類送検に至ります。企業名が公表されれば採用活動にも大きな影響が出ます。
- 職場環境の悪化と離職率上昇:有給休暇の取得拒否やパワハラの放置は、スタッフのモチベーション低下を招き、結果として人材流出につながります。特に人手不足が深刻な業界では、優秀な人材の離職は店舗運営そのものを危機に陥れます。
ある飲食チェーンの相談事例では、店長がタイムカードを「善意で」修正していたことが発覚し、会社全体で3,000万円の未払い残業代が発生しました。店長個人も使用者責任を問われる可能性があったケースです。
管理職に求められる法的責任の範囲
労働基準法における「使用者」とは、事業主だけでなく「事業の経営担当者その他その事業の労働者に関する事項について事業主のために行為をするすべての者」を指します(労働基準法第10条)。つまり、店長や管理職も一定の法的責任を負う立場にあるのです。
会社と個人の責任区分を理解しておくことが重要です。基本的には会社が第一義的な責任を負いますが、以下のような場合は管理職個人も責任を問われる可能性があります。
- 故意にタイムカードを改ざんした場合
- 会社の方針に反して違法な長時間労働を強要した場合
- パワハラやセクハラを行った、または見て見ぬふりをした場合
「知らなかった」は通用しません。だからこそ、次に解説する5つのスキルを身につけることが、自分自身を守ることにもつながるのです。
必須スキル①:正しい労働時間管理と勤怠記録
労務管理の基本中の基本が、労働時間の正確な把握です。2019年4月からは、労働安全衛生法の改正により、すべての従業員の労働時間を客観的に記録することが義務化されています。
労働時間の基礎知識(法定労働時間と所定労働時間)
まず押さえるべきは、法定労働時間と所定労働時間の違いです。
- 法定労働時間:労働基準法第32条で定められた「1日8時間、週40時間」の上限。これを超えると時間外労働(残業)となり、割増賃金の支払い義務が発生します。
- 所定労働時間:会社が就業規則で定めた労働時間。例えば「1日7時間30分」と定めている場合、7時間30分を超えた時点から労働時間としてカウントされますが、8時間までは法定内残業(割増なし)、8時間を超えると法定外残業(25%以上の割増)となります。
よくある間違いは、「うちは1日7時間勤務だから、8時間働いても残業代は出ない」という認識です。所定労働時間を超えた分は、たとえ法定労働時間内でも賃金支払いの対象になります。
また、休憩時間の取り扱いも重要です。労働基準法第34条では、6時間を超える労働に対して45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を「労働時間の途中」に与えることが義務付けられています。開店前や閉店後の休憩は認められません。
タイムカード改ざんが絶対NGな理由
「スタッフのため」と思って行うタイムカード修正が、実は重大な違法行為になることをご存知でしょうか。
実際にあった相談事例では、店長が「遅刻したスタッフを守るため」に出勤時刻を繰り上げて記録していました。善意の行為でしたが、これが労働時間の不正記録となり、会社全体の勤怠管理の信頼性が疑われる事態に発展しました。労働基準監督署の調査では、1件の改ざんが発覚すると「組織的な隠蔽」と判断されるリスクがあります。
法的リスクと罰則は以下の通りです。
- 労働基準法第109条違反(帳簿の記録保存義務違反):30万円以下の罰金
- 賃金台帳の虚偽記載:労働基準法第120条により30万円以下の罰金
- 未払い賃金が発生した場合:労働基準法第24条違反で30万円以下の罰金に加え、過去分の支払い義務
タイムカードは「客観的な記録」として法的に重要な証拠です。手書きの出勤簿よりもタイムカードやICカード、クラウド勤怠システムなど改ざんが困難な方法で記録することが推奨されます。もしスタッフから「早く出勤したことにして」と頼まれても、明確に断る勇気が必要です。
必須スキル②:残業・休日出勤の適切な指示と管理
人手不足の現場では、残業や休日出勤が常態化しがちです。しかし適切な手続きなしに長時間労働を命じると、会社も管理職も法的責任を問われます。
36協定の基本と残業命令の要件
36協定(サブロク協定)とは、労働基準法第36条に基づき、時間外労働や休日労働をさせる場合に必要な労使協定です。これを締結し労働基準監督署に届け出ていない状態で残業させることは、たとえ1分でも違法となります。
36協定で定める主な内容は以下の通りです。
- 時間外労働をさせる必要のある具体的事由
- 対象となる労働者の範囲
- 1日、1ヶ月、1年の時間外労働の上限(原則月45時間、年360時間)
- 休日労働の回数と時間
よくある間違いは「36協定を結んでいれば無制限に残業させられる」という認識です。2019年4月施行の働き方改革関連法により、罰則付きの上限規制が設けられました。特別条項付き36協定を結んでいても、年間の時間外労働は720時間以内、単月では100時間未満(休日労働含む)、2〜6ヶ月平均で80時間以内という厳格な制限があります。
ある小売店の事例では、繁忙期に月100時間超の残業が3ヶ月続き、労働基準監督署から特別指導を受けました。店長は「協定の範囲内だと思っていた」と述べましたが、複数月平均の規制を見落としていたのです。
割増賃金の正しい計算方法
残業代の計算は、多くの管理職が苦手とする分野です。しかし基本を押さえれば、それほど難しくありません。
割増率の種類は以下の3つです(労働基準法第37条)。
- 時間外労働:25%以上(月60時間超の部分は50%以上、ただし中小企業は2023年4月から適用)
- 深夜労働(22時〜翌5時):25%以上
- 休日労働(法定休日):35%以上
重要なのは、割増率は重複するという点です。例えば、法定休日に深夜労働をした場合は35%+25%=60%以上の割増になります。
計算の基礎となる時間単価の出し方も押さえましょう。月給制の場合、以下の式で算出します。
時間単価 = 月給 ÷ 月平均所定労働時間
月平均所定労働時間 = (年間所定労働日数 × 1日の所定労働時間) ÷ 12
飲食店での相談事例では、「基本給+職務手当」で計算すべきところを、基本給のみで残業代を計算していたケースがありました。労働基準法第37条第5項では、家族手当・通勤手当など一部を除き、すべての手当を基礎に含める必要があります。特に「固定残業代(みなし残業代)」を導入している場合、固定額を超えた分は必ず追加支払いが必要です。
必須スキル③:年次有給休暇の付与・管理ルール
有給休暇の取得は労働者の権利ですが、現場では「人手不足だから」という理由で取得を渋るケースが見られます。しかし2019年4月から、年5日の有給休暇取得が企業の義務となりました。
有給休暇の発生要件と日数計算
有給休暇の付与要件は、労働基準法第39条で以下のように定められています。
- 雇入れ日から6ヶ月間継続勤務している
- 全労働日の8割以上出勤している
この要件を満たすと、10日間の有給休暇が付与されます。その後は勤続年数に応じて増えていき、6年6ヶ月以上で最大20日となります。
よくある間違いは、パートやアルバイトには有給休暇がないという認識です。週の所定労働日数が少ない場合でも、比例付与の制度により、勤務日数に応じた有給休暇が発生します。例えば週3日勤務で6ヶ月継続したパート社員には、5日間の有給休暇が付与されます(労働基準法第39条第3項)。
また、有給休暇の時効は2年間です(労働基準法第115条)。未消化分は翌年に繰り越されますが、3年目には消滅します。「退職時にまとめて取得したい」という申し出があった場合、時効にかかっていない範囲で認める必要があります。
時季変更権の正しい行使方法
有給休暇は原則として、労働者が指定した日に取得できます(時季指定権)。しかし、事業の正常な運営を妨げる場合に限り、会社は取得日を変更できます。これが時季変更権です(労働基準法第39条第5項)。
時季変更権を行使できる条件は、非常に限定的です。
- 代替要員の確保が著しく困難
- 取得により事業運営に重大な支障が生じる
- 事前に配置調整などの努力をした上でも対応不可能
「忙しいから」「他のスタッフも休んでいないから」という理由だけでは、時季変更権の行使は認められません。過去の裁判例では、会社側が具体的な支障を立証できなければ、時季変更権の行使が無効とされています。
あるスーパーマーケットでの相談事例では、店長が「年末年始は全員出勤」というルールを一方的に設け、申請された有給休暇をすべて却下していました。これは明らかな違法行為であり、労働基準監督署の指導が入りました。正しい対応は、できるだけ早い段階でシフト調整を行い、どうしても難しい場合のみ「○日なら可能」と代替日を提案することです。
また、2019年4月以降は年5日の取得義務があります(労働基準法第39条第7項)。年10日以上の有給休暇が付与される労働者に対し、会社は時季を指定してでも5日取得させなければなりません。違反すると30万円以下の罰金が科されます(労働基準法第120条)。店長としては、各スタッフの取得状況を管理し、未取得者には積極的に取得を促す姿勢が求められます。
必須スキル④:ハラスメント防止と職場環境整備
近年、パワーハラスメント(パワハラ)やセクシュアルハラスメント(セクハラ)への社会的関心が高まっています。2022年4月からは、中小企業も含めてパワハラ防止措置が義務化されました(労働施策総合推進法第30条の2)。
パワハラ6類型と具体的NG行動
厚生労働省が定めるパワハラの定義は、以下の3要素をすべて満たす行為です。
- 優越的な関係を背景とした言動
- 業務上必要かつ相当な範囲を超えている
- 労働者の就業環境が害される
パワハラは6つの類型に分類されます。
- 身体的な攻撃:殴る、蹴る、物を投げつけるなど
- 精神的な攻撃:人格否定、長時間の叱責、他の従業員の前での侮辱
- 人間関係からの切り離し:無視、仲間外れ、隔離
- 過大な要求:明らかに達成不可能なノルマ、業務とは関係ない私的な雑用
- 過小な要求:能力とかけ離れた簡単な作業のみを命じる
- 個の侵害:私的なことへの過度な立ち入り
指導との境界線を理解することが重要です。業務上の指導として許容されるのは、以下のような場合です。
- ミスに対する注意が事実に基づいており、改善点を具体的に示している
- 注意する場所や時間が適切(他のスタッフの前で長時間叱責するのはNG)
- 改善の機会を与え、フォローアップしている
ある飲食店での事例では、店長が新人スタッフに対し「何度言ってもできないなら辞めてもらう」「こんな簡単なこともできないのか」と繰り返し発言していました。本人は「指導のつもり」でしたが、これは精神的な攻撃に該当するパワハラです。適切な指導は「この手順を覚えるまで一緒に練習しましょう」「ここを改善すればもっと良くなります」といった前向きな言葉を使うことです。
相談窓口の設置義務と初動対応
2022年4月からすべての企業に義務付けられたパワハラ防止措置には、以下が含まれます。
- 事業主の方針の明確化と周知・啓発
- 相談窓口の設置と適切な対応
- 事後の迅速かつ適切な対応
- プライバシー保護と不利益取り扱いの禁止
店長としては、社内の相談窓口(人事部や外部の相談機関など)を把握し、スタッフに周知しておくことが重要です。もし自分の店舗でハラスメントの相談を受けた場合、初動対応の3原則を守りましょう。
- 傾聴:相談者の話を否定せず、最後まで聞く。「気にしすぎでは?」といった言葉は厳禁です。
- 記録:いつ、誰が、どこで、何をされたのかを記録。後の調査で重要な証拠になります。
- 報告:必ず上司や人事部に報告し、一人で抱え込まない。24時間以内の報告が望ましいです。
「自分が解決しなければ」と思い込むのは危険です。ハラスメント対応は専門性が求められるため、必ず会社の定めた手順に従い、専門部署や社労士に相談することが重要です。
必須スキル⑤:労災発生時の初動対応手順
店舗では、転倒や調理中の火傷、重い荷物の運搬による腰痛など、労働災害(労災)のリスクが常に存在します。万が一労災が発生した場合、店長の対応が従業員の今後を左右します。
労災と認められる要件
労災保険が適用されるためには、以下の2要件を満たす必要があります(労働者災害補償保険法第7条)。
- 業務起因性:業務に起因して発生したこと
- 業務遂行性:業務を遂行している際に発生したこと
労災と認められる典型例は以下の通りです。
- 店舗内で床が濡れていて転倒し骨折した
- 調理中に包丁で指を切った
- 重い荷物を持ち上げた際にぎっくり腰になった
- 通勤途中の交通事故(通勤災害として別途適用)
よくある誤解は「本人の不注意だから労災にならない」という考えです。労災保険は無過失責任の原則に基づいており、たとえ労働者に過失があっても、業務に起因する限り労災として認められます。
判断が難しいのは精神疾患や過労死のケースです。長時間労働やパワハラが原因でうつ病を発症した場合、業務起因性が認められれば労災となります。近年では精神疾患の労災認定基準が明確化され、「月100時間以上の時間外労働」「パワハラなど心理的負荷の強い出来事」などが判断材料となります。
発生時の報告義務と書類手続き
労災が発生した際、店長が行うべき対応は以下の通りです。
【即座に行うこと】
- 応急処置と病院への搬送:従業員の安全確保が最優先。重傷の場合は救急車を呼ぶ。
- 労働基準監督署への報告:休業4日以上の労災が発生した場合、遅滞なく「労働者死傷病報告」を提出する義務があります(労働安全衛生法第100条)。違反すると50万円以下の罰金が科されます。
- 社内への報告:上司や人事部、安全衛生担当者に即座に連絡。24時間以内の報告が望ましいです。
【書類手続き】
労災保険を使用する場合、以下の書類を準備します。
- 療養補償給付たる療養の給付請求書(様式第5号):病院で治療を受ける際に使用
- 休業補償給付支給請求書(様式第8号):休業4日目から給与の約8割が支給される
- 労働者死傷病報告(様式第23号):休業4日以上の場合に労働基準監督署へ提出
これらの書類は、会社が作成・提出するのが原則ですが、会社が協力しない場合は労働者本人が直接請求することも可能です。店長としては、速やかに人事部と連携し、手続きをサポートする姿勢が重要です。
ある小売店での失敗事例では、店長が「大したことない」と判断し、労災の報告を怠りました。後日、従業員の症状が悪化して長期休業となり、報告義務違反で会社が労働基準監督署から指導を受けました。たとえ軽傷に見えても、必ず上司や人事部に報告し、労災として処理すべきか判断を仰ぐことが正解です。
労務管理スキルを身につける3つの方法
ここまで5つの必須スキルを解説してきましたが、「どうやって学べばいいの?」と感じる方も多いでしょう。労務管理は実務経験だけでは身につきにくい分野です。体系的に学ぶための方法を3つご紹介します。
社内研修・外部セミナーの活用
社内研修は、会社の就業規則や独自ルールを学ぶ最良の機会です。多くの企業では、管理職昇格時に労務管理研修を実施していますが、一度受けただけでは不十分です。法改正も頻繁に行われるため、年1回は最新情報をアップデートすることが重要です。
外部セミナーも効果的です。商工会議所や社会保険労務士会が主催する無料セミナーでは、最新の法改正情報や実務のポイントを学べます。特に「働き方改革」や「同一労働同一賃金」など、重要なテーマに絞ったセミナーが多く開催されています。
また、オンライン学習も活用しましょう。厚生労働省のウェブサイトには「労働基準法のあらまし」や「パンフレット・リーフレット」など、無料で学べる資料が豊富にあります。スキマ時間に読むだけでも、基礎知識は十分身につきます。
社労士への相談でリスク回避
労務管理で最も重要なのは、判断に迷ったら専門家に相談することです。「これくらい大丈夫だろう」という自己判断が、後に大きなトラブルを招くケースは少なくありません。
社労士に相談すべき場面は以下の通りです。
- 従業員から「残業代が支払われていない」と指摘された
- 有給休暇の取得を拒否したいが、時季変更権が使えるか不安
- パワハラの相談を受けたが、対応方法がわからない
- 労働基準監督署から調査の連絡が入った
- 就業規則や雇用契約書の内容を見直したい
社労士への相談は、顧問契約を結んでいれば無料または低額で利用できます。顧問契約がない場合でも、初回相談無料のサービスを提供している事務所が多いです。「こんなことで相談していいのか」と遠慮せず、疑問があればすぐに相談する習慣をつけることが、トラブル予防の第一歩です。
ある製造業の店長は、社労士と月1回の定例ミーティングを設け、現場の疑問をまとめて相談する仕組みを作りました。その結果、就業規則の見直しや勤怠管理システムの改善が進み、労務トラブルがゼロになったと言います。専門家との連携は、コストではなく投資だと考えるべきでしょう。
まとめ
この記事では、店長・管理職に必須の労務管理スキル5つを解説しました。重要なポイントは以下の通りです。
- 正しい労働時間管理と勤怠記録:法定労働時間(1日8時間、週40時間)を超えると割増賃金が発生。タイムカードの改ざんは違法行為であり、絶対に行わないこと。
- 残業・休日出勤の適切な管理:36協定なしの残業は違法。割増賃金の計算方法(時間外25%、深夜25%、休日35%)を正しく理解すること。
- 年次有給休暇の付与・管理:入社6ヶ月で10日の有給休暇が発生。時季変更権は限定的にしか使えず、年5日の取得義務があること。
- ハラスメント防止と職場環境整備:パワハラの6類型を理解し、指導との境界線を明確にする。相談を受けたら傾聴・記録・報告の3原則で対応すること。
- 労災発生時の初動対応:業務起因性があれば労災として認められる。発生時は即座に応急処置・報告・書類手続きを行うこと。
労務管理の知識不足は、未払い残業代の請求や労働基準監督署の是正勧告といった深刻なトラブルに直結します。しかし、基本を押さえて適切に対応すれば、これらのリスクは十分に防げます。判断に迷ったときは、一人で抱え込まず、上司や人事部、そして社労士などの専門家に相談することが重要です。
労務に関するご相談はSalt社会保険労務士法人までお気軽にお問い合わせください。初回相談は無料で承っております。
