2019年4月に施行された労働基準法の改正により、年次有給休暇の取得が義務化されました。しかし、中小企業の経営者や人事担当者の方から「何から手をつければいいのかわからない」「管理簿の作り方がわからない」といった相談が今も絶えません。実際に当事務所でも、有給休暇の管理簿を作成していなかったために労働基準監督署から是正勧告を受けた企業の相談事例があります。この記事では、有給休暇の管理方法と義務化対応の正しい手順を、実務経験に基づいて詳しく解説します。
有給休暇の義務化とは?企業に求められる2つの対応
労働基準法第39条の改正により、全ての企業に対して従業員への年次有給休暇の取得義務が課されることになりました。この義務化は企業規模に関係なく適用されるため、中小企業も例外ではありません。
厚生労働省の「年次有給休暇取得促進特設サイト」によると、義務化前の有給休暇取得率は約50%でしたが、義務化後は徐々に改善傾向にあります。ここでは企業が対応すべき具体的な内容を確認していきましょう。
年5日の取得義務と対象者
労働基準法第39条第7項では、年10日以上の有給休暇が付与される労働者に対して、年5日の有給休暇を取得させることが義務付けられています。この義務の対象者と計算方法について詳しく見ていきます。
対象となる労働者の条件:
- 年次有給休暇の付与日数が10日以上である従業員
- 正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトも含む
- 管理監督者も対象に含まれる
パートタイマーの場合、所定労働日数に応じた比例付与により10日以上付与される場合があります。例えば、週4日勤務で勤続3年6ヶ月以上の場合、年10日の有給休暇が付与されるため義務化の対象となります。
5日の計算方法に関する注意点:
- 労働者が自ら請求して取得した日数も5日に含まれる
- 計画年休により取得させた日数も5日に含まれる
- 基準日(付与日)から1年以内に5日取得させる必要がある
実務上のポイントとして、従業員が既に3日間取得している場合は、残り2日間を時季指定すれば義務を果たしたことになります。
時季指定義務の正しい実施方法
従業員が自ら5日の有給休暇を取得しない場合、使用者が時季を指定して取得させる義務があります。この時季指定には適切な手順があり、誤った対応は労使トラブルの原因となります。
時季指定の実施手順:
- 基準日から一定期間経過後に取得状況を確認する
- 取得日数が5日未満の従業員に対して意向を聴取する
- 従業員の意見を尊重して時季を指定する
- 時季指定した内容を管理簿に記録する
厚生労働省のガイドラインでは、時季指定を行う場合は従業員の意見を聴取することが求められています。一方的に日付を決めるのではなく、業務の状況や従業員の希望を考慮して指定することが重要です。
時季指定における注意点:
- 時季変更権は行使できない(使用者が指定した日は原則変更不可)
- 半日単位や時間単位の有給休暇も5日にカウント可能
- 年度をまたぐ繰越分の有給休暇は義務の対象外
社労士としての実務的なアドバイスですが、基準日から6ヶ月経過時点で取得状況を確認し、5日未満の従業員には早めに時季指定を行うことで、年度末の混乱を避けることができます。
有給休暇管理簿の作成方法と記録すべき項目
有給休暇の義務化に伴い、使用者には年次有給休暇管理簿の作成と保存が義務付けられました(労働基準法施行規則第24条の7)。管理簿の作成は労働基準監督署の調査で必ず確認される項目であり、適切な管理が求められます。
法定記載事項と保管期限
労働基準法施行規則では、年次有給休暇管理簿に記載すべき事項が明確に定められています。必要な項目を漏れなく記録することで、労基署調査にも対応できる管理簿となります。
管理簿に記載すべき必須項目:
- 基準日:有給休暇を付与した日
- 付与日数:当該年度に付与した有給休暇の日数
- 取得時季:実際に有給休暇を取得した日付
これら3つの項目は法定の必須記載事項です。従業員ごとに個別の管理簿を作成するか、全従業員分をまとめた一覧表形式でも問題ありません。
保管期限と管理方法:
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 保管期限 | 当該年度の基準日から3年間保存 |
| 保管形式 | 書面・電磁的記録のいずれも可 |
| 保管場所 | 事業場ごとに保管(本社一括管理も可) |
実際の相談事例として、ある製造業の企業では管理簿を全く作成しておらず、労働基準監督署の定期調査で是正勧告を受けました。その後、当事務所で適切な管理簿を整備し、過去3年分の取得記録を遡って作成することで対応した経験があります。
社労士からのアドバイスとしては、管理簿は毎月更新することをお勧めします。年度末にまとめて記録しようとすると、記憶が曖昧になり正確な記録が難しくなるためです。
Excel・システムでの管理方法
管理簿の作成には様々な方法がありますが、実務上はExcelでの管理が最も多く採用されています。また、最近では勤怠管理システムに有給休暇管理機能が組み込まれているものも増えています。
Excelでの管理簿作成例:
以下の項目を列として設定した表を作成します。
- 従業員名
- 基準日(付与日)
- 付与日数
- 取得日1、取得日2…(取得した日付を記入)
- 取得日数合計
- 残日数
- 時季指定の有無
Excelで管理する場合は、関数を使って残日数や取得日数を自動計算させることで、入力ミスを防ぐことができます。また、5日未満の従業員を色分け表示する条件付き書式を設定すると、時季指定が必要な従業員を一目で把握できます。
勤怠管理システムでの管理方法:
勤怠管理システムを導入している企業では、有給休暇の申請・承認・記録が自動化されるため管理の手間が大幅に削減されます。主なメリットは以下の通りです。
- 申請から承認までがシステム上で完結する
- 取得日数が自動計算され、リアルタイムで残日数が確認できる
- 法定記載事項が自動で記録される
- 5日未満の従業員への自動アラート機能がある
ただし、システム導入には初期費用やランニングコストがかかるため、企業規模や予算に応じて適切な管理方法を選択することが重要です。
違反した場合の罰則と労基署対応
有給休暇の取得義務に違反した場合、労働基準法違反として罰則の対象となる可能性があります。また、労働基準監督署の調査では管理簿の整備状況が重点的に確認されます。
罰則の内容と実際の指導事例
労働基準法第39条第7項に違反して年5日の有給休暇を取得させなかった場合、30万円以下の罰金が科される可能性があります(労働基準法第120条)。この罰則は違反した労働者1人につき1罪として成立するため、複数の従業員に違反があった場合は罰金額が増加する可能性があります。
実際の指導事例:
厚生労働省の発表によると、義務化後の労働基準監督署による指導では以下のようなケースが見られます。
- 管理簿を全く作成していなかった企業への是正勧告
- 5日未満の従業員がいるにもかかわらず時季指定をしていなかった企業への指導
- 管理簿の記載項目が不足していた企業への改善指導
多くの場合、初回の違反では即座に罰則が科されることは少なく、まずは是正勧告や改善指導が行われます。しかし、是正勧告に従わず改善が見られない場合や、悪質なケースでは書類送検される可能性もあります。
社労士としての実務経験から言えば、罰則を恐れるよりも、適切な管理体制を整えることで従業員の満足度向上や労務リスクの低減につながると考えています。
労基署調査で確認される項目
労働基準監督署の調査では、有給休暇の管理状況が重点的にチェックされます。調査に備えて、以下の項目を事前に確認しておくことが重要です。
調査で確認される主なチェックポイント:
- 管理簿の作成と保管
- 全従業員分の管理簿が作成されているか
- 法定記載事項(基準日・付与日数・取得時季)が記録されているか
- 3年間分の記録が保管されているか
- 5日取得義務の履行
- 年10日以上付与されている従業員全員が5日以上取得しているか
- 取得日数が5日未満の従業員がいる場合、時季指定を行っているか
- 時季指定の手続き
- 時季指定を行う際に従業員の意見聴取を行っているか
- 時季指定の記録が残されているか
- 就業規則への記載
- 時季指定に関する規定が就業規則に定められているか
調査時には、これらの書類をすぐに提示できるように整理しておくことが望ましいです。また、パートタイマーやアルバイトの管理簿が漏れているケースも多いため、全従業員の記録を確認しておきましょう。
調査への対応準備:
- 管理簿は事業場で即座に提示できる場所に保管
- 取得日数が5日未満の従業員がいる場合は理由を説明できるようにする
- 時季指定を行った従業員のリストと指定日の記録を保管
- 就業規則の時季指定に関する条文を確認
万が一、調査で指摘を受けた場合でも、速やかに改善措置を講じることで、罰則を回避できる可能性が高くなります。
まとめ
この記事では、有給休暇の管理と義務化対応について詳しく解説しました。重要なポイントは以下の3つです。
- 年5日の取得義務:年10日以上付与される従業員には年5日の有給休暇を取得させることが義務付けられており、従業員が自ら取得しない場合は時季指定を行う必要があります
- 管理簿の作成:基準日・付与日数・取得時季の3項目を記載した管理簿を作成し、3年間保存することが法律で義務付けられています
- 違反時の罰則:取得義務に違反した場合は30万円以下の罰金が科される可能性があり、労働基準監督署の調査では管理簿の整備状況が重点的に確認されます
有給休暇の適切な管理は、法令遵守だけでなく従業員のワークライフバランス向上にもつながります。管理簿の作成方法や時季指定の手続きに不安がある場合は、専門家である社労士に相談されることをお勧めします。労務に関するご相談はSalt社会保険労務士法人までお気軽にお問い合わせください。初回相談は無料で承っております。
