従業員を雇用する企業にとって、残業代の計算は避けて通れない重要な業務です。しかし、計算方法が複雑なため、中小企業では知らず知らずのうちに計算ミスをしているケースが少なくありません。残業代の計算ミスは、労働基準監督署からの是正勧告や、従業員からの未払い請求といった深刻なトラブルにつながる可能性があります。本記事では、労働基準法に基づいた残業代の正しい計算方法と、実務で頻発する5つの計算ミスについて、具体例を交えながら解説します。
残業代の基本的な計算方法
残業代を正確に計算するためには、まず基本的な仕組みを理解することが重要です。ここでは残業代計算に必要な要素と、基礎時給の求め方について説明します。
残業代計算に必要な3つの要素
残業代の計算は、以下の3つの要素を掛け合わせることで算出されます。
残業代 = 基礎時給 × 労働時間 × 割増率
この計算式は労働基準法第37条に定められており、時間外労働、休日労働、深夜労働のいずれにも適用されます。それぞれの要素について詳しく見ていきましょう。
- 基礎時給: 従業員の1時間あたりの賃金です。月給制の場合は、月給を1ヶ月の所定労働時間で割って算出します。
- 労働時間: 実際に時間外労働や休日労働、深夜労働をした時間数です。労働基準法では1分単位での計算が求められます。
- 割増率: 時間外労働は25%以上、休日労働は35%以上、深夜労働は25%以上と法律で定められています。
これら3つの要素を正確に把握し、適切に計算することが残業代の適法な支払いにつながります。
基礎時給の正しい求め方
月給制の従業員の基礎時給は、以下の計算式で求めます。
基礎時給 = 月給 ÷ 1ヶ月の所定労働時間
ここで注意が必要なのは、月給に含まれる全ての手当が基礎時給の計算に含まれるわけではない点です。労働基準法第37条第5項および労働基準法施行規則第21条では、以下の手当については基礎時給の計算から除外できると定められています。
- 家族手当
- 通勤手当
- 別居手当
- 子女教育手当
- 住宅手当
- 臨時に支払われた賃金
- 1ヶ月を超える期間ごとに支払われる賃金
ただし、厚生労働省の通達(平成11年3月31日基発168号)によれば、これらの手当の名称ではなく実態で判断することが重要とされています。例えば、住宅手当と称していても全従業員に一律で支給している場合は、実質的には基本給の一部とみなされ、除外できない可能性があります。
具体例として、月給30万円(基本給25万円、通勤手当2万円、住宅手当3万円)で、1ヶ月の所定労働時間が160時間の従業員の場合を見てみましょう。
基礎時給 = (30万円 – 2万円 – 3万円)÷ 160時間 = 1,562.5円
この基礎時給を基に、時間外労働や休日労働の残業代を計算していくことになります。
よくある残業代計算のミス5パターン
ここからは、実務で特に多く見られる残業代計算のミスについて、具体的な事例とともに解説します。
手当の除外ミス
最も多い計算ミスが、除外できない手当を基礎時給の計算から除いてしまうケースです。
先ほど述べたように、除外できる手当は法律で限定されており、名称だけで判断してはいけません。例えば営業手当や役職手当は、除外できる手当のリストに含まれていないため、基礎時給の計算に含める必要があります。
実際の相談事例として、ある企業では営業職の従業員に月5万円の「営業手当」を支給していました。この企業では営業手当を残業代計算の基礎から除外していましたが、労基署の調査で「営業手当の実態は固定残業代であり、適切な割増賃金が支払われていない」と指摘を受けました。固定残業代として運用する場合は、就業規則や雇用契約書に明確な記載が必要であり、さらに通常の残業代計算を下回ってはならないという条件があります。
除外できる手当かどうかの判断基準は以下の通りです。
- 家族の人数や通勤距離など、個人的事情に応じて支給額が変動する手当は除外可能
- 全従業員に一律で支給される手当や、労働の対償として支払われる手当は除外不可
- 名称ではなく、支給の実態で判断する
判断に迷う場合は、社会保険労務士などの専門家に相談することをお勧めします。
割増率の適用ミス
残業代の割増率は、労働の種類や時間帯によって異なります。労働基準法で定められた割増率は以下の通りです。
- 時間外労働: 25%以上(1日8時間または週40時間を超える労働)
- 休日労働: 35%以上(法定休日に行う労働)
- 深夜労働: 25%以上(午後10時から午前5時までの労働)
注意が必要なのは、これらが重複適用される場合です。例えば、時間外労働が深夜に及んだ場合は、時間外25% + 深夜25% = 50%の割増率となります。休日労働が深夜に及んだ場合も同様に、休日35% + 深夜25% = 60%となります。
また、2023年4月からは中小企業においても、月60時間を超える時間外労働については50%以上の割増率が適用されます。それまでは中小企業には適用猶予がありましたが、現在はすべての企業で同じルールが適用されています。
割増率の適用ミスとしてよくあるのは、深夜労働の割増を忘れるケースや、月60時間超の割増率を適用していないケースです。勤怠管理システムを導入している場合でも、設定が古いままになっていないか確認しましょう。
1分単位の計算をしていない
労働時間は1分単位で計算することが原則です。15分単位や30分単位で切り捨てる運用は、労働基準法第24条の「賃金全額払いの原則」に違反します。
例えば、1日の残業時間が37分だった場合、30分単位で切り捨てて30分分の残業代しか支払わないという運用は違法です。この場合、37分分の残業代を支払う必要があります。
ただし、1ヶ月の残業時間を合計した後、30分未満を切り捨て、30分以上を1時間に切り上げる処理は、行政通達(昭和63年3月14日基発150号)で認められています。これは端数処理の特例であり、日々の残業時間を切り捨てることとは異なりますので注意してください。
タイムカードやExcelでの管理では1分単位の計算が煩雑になりがちです。勤怠管理システムを導入することで、自動的に1分単位で正確に計算できるようになります。
所定労働時間の誤認
残業代計算でよく混同されるのが、法定労働時間と所定労働時間の違いです。
- 法定労働時間: 労働基準法で定められた労働時間の上限(1日8時間、週40時間)
- 所定労働時間: 就業規則や雇用契約で定めた労働時間
例えば、就業規則で1日の所定労働時間を7時間と定めている企業の場合、従業員が8時間働いても、最初の1時間は法定労働時間内(法内残業)となり、割増賃金の支払い義務はありません。ただし、就業規則で「所定労働時間を超えた場合は割増賃金を支払う」と定めている場合は、その規定に従う必要があります。
また、週の所定労働時間が40時間未満の場合でも、1日8時間を超えた時点で時間外労働となり、割増賃金が発生する点にも注意が必要です。法定労働時間は1日単位と週単位の両方で管理する必要があります。
固定残業代の設計ミス
近年、固定残業代(みなし残業代)を導入する企業が増えていますが、設計を誤ると法的に無効と判断され、残業代の未払いとみなされるリスクがあります。
固定残業代が有効とされるためには、以下の条件を満たす必要があります。
- 通常の賃金部分と固定残業代部分が明確に区別されていること
- 固定残業代が何時間分の残業に対応するかが明示されていること
- 実際の残業時間が想定時間を超えた場合、差額を支払う旨が明記されていること
- 固定残業代の金額が、基礎時給×時間×割増率を下回らないこと
実務でよくあるミスは、月3万円の固定残業代を設定したものの、基礎時給から計算すると20時間分の残業代にしかならないケースです。このような場合、固定残業代として認められず、全額が通常の賃金とみなされ、別途残業代を支払う必要が生じます。
固定残業代を導入する際は、就業規則と雇用契約書の両方に上記の内容を明記し、給与明細にも「固定残業代○○円(△△時間分)」と記載することが重要です。
残業代計算を正確にするための3つのポイント
ここまで解説してきた計算ミスを防ぎ、適法な残業代支払いを実現するための具体的な対策を紹介します。
勤怠管理システムの導入
手書きのタイムカードやExcelでの勤怠管理には、以下のようなリスクがあります。
- 計算ミスが発生しやすい
- 改ざんの疑いを持たれやすい
- 1分単位の計算が煩雑
- 割増率の変更に対応しづらい
勤怠管理システムを導入することで、労働時間を自動で集計し、1分単位で正確に残業代を計算できます。また、時間帯や日数に応じた割増率も自動適用されるため、計算ミスを大幅に減らすことができます。近年はクラウド型の勤怠管理システムも普及しており、中小企業でも比較的低コストで導入できるようになっています。
就業規則と賃金規程の整備
残業代計算のルールは、就業規則と賃金規程に明文化しておくことが重要です。特に以下の項目は明確に記載しましょう。
- 基礎時給の計算方法(除外する手当の範囲)
- 時間外労働、休日労働、深夜労働の定義
- 割増率
- 固定残業代を導入する場合は、その内容と計算方法
就業規則は常時10人以上の従業員を雇用する場合、労働基準監督署への届出が義務付けられています。10人未満の企業でも、トラブル防止のために作成しておくことをお勧めします。
定期的な計算チェック
給与計算は毎月行う業務ですが、計算方法が適法かどうかを定期的にチェックすることも重要です。特に以下のタイミングでは見直しを行いましょう。
- 法改正があったとき(割増率の変更など)
- 就業規則や賃金体系を変更したとき
- 新しい手当を導入したとき
年に1回は社会保険労務士による給与計算の監査を受けることで、計算ミスや法令違反を未然に防ぐことができます。労働基準監督署の調査で指摘されやすいポイントとしては、基礎時給の計算、1分単位での計算、固定残業代の妥当性などが挙げられます。
まとめ
残業代の計算ミスは、労働基準監督署からの是正勧告や従業員からの未払い請求といった深刻なトラブルにつながります。特に以下の3点は重点的に確認しましょう。
- 基礎時給の正しい計算: 除外できる手当とできない手当を正確に判断する
- 割増率の適用: 時間外、休日、深夜の各割増率と重複適用のルールを理解する
- 1分単位の計算: 労働時間の切り捨ては違法であることを認識する
勤怠管理システムの導入や就業規則の整備によって、計算ミスを減らすことができます。自社の給与計算が適法かどうか不安がある場合は、専門家に相談することをお勧めします。
労務に関するご相談はSalt社会保険労務士法人までお気軽にお問い合わせください。初回相談は無料で承っております。
