「従業員の給与は口約束で決めている」「創業時に作った賃金規程をそのまま使い続けている」このような状況の企業様は少なくありません。しかし、賃金規程の未整備や放置は、従業員とのトラブルや労働基準監督署からの是正勧告につながるリスクがあります。この記事では、中小企業の経営者・人事担当者に向けて、賃金規程の基本から作成・見直しの具体的な手順まで、実務に即した内容を解説します。
賃金規程とは?基本的な役割と法的位置づけ
賃金規程は、従業員の給与に関するルールを定めた重要な文書です。まずは、その基本的な性質と法律上の位置づけを理解しましょう。
賃金規程の定義と就業規則との関係
賃金規程とは、従業員の賃金の決定・計算・支払方法に関する事項を定めた規則のことです。労働基準法第89条では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に対して、就業規則の作成と届出を義務付けています。
賃金規程は、就業規則の一部として位置づけられ、以下のいずれかの形式で作成されます。
- 就業規則の中に賃金に関する章を設ける方法
- 就業規則とは別に「賃金規程」として独立させる方法
多くの企業では、賃金に関する内容が多岐にわたるため、別規程として作成するケースが一般的です。独立させることで、賃金改定時の変更手続きがスムーズになるというメリットもあります。
賃金規程が必要な理由
賃金規程を整備することで、以下のような効果が期待できます。
- 労務トラブルの防止: 給与計算の根拠が明確になり、従業員との認識のズレを防げます
- 公平性の担保: 同一労働同一賃金の観点から、合理的な賃金体系を構築できます
- 法令遵守: 労働基準法など関連法令に対応した運用が可能になります
- 経営の透明性向上: 人件費の予測が立てやすくなり、経営計画に反映できます
実際に、ある製造業の顧問先では、口約束だけで運用していた残業代の計算方法について従業員から疑義が生じ、過去2年分の未払賃金請求に発展したケースがありました。賃金規程を整備し、計算根拠を明確にしていれば防げたトラブルと言えます。
賃金規程に必ず記載すべき項目
賃金規程には、法律で定められた必須項目と、企業が任意で定める項目があります。それぞれの内容を具体的に見ていきましょう。
法定記載事項の具体的内容
労働基準法第89条により、賃金に関する以下の事項は必ず記載する必要があります。
- 賃金の決定方法: 基本給の算定基準(時給制、月給制、年俸制など)と昇給の基準
- 賃金の計算方法: 各種手当の計算式、残業代の割増率と計算方法
- 賃金の支払方法: 支払日、支払方法(銀行振込など)、控除項目
- 賃金の締切日と支払日: 具体的な日付の明示(例:「当月末日締め、翌月25日払い」)
- 昇給に関する事項: 昇給の時期、判断基準、方法
特に残業代の計算方法については、厚生労働省の「モデル賃金規程」を参考にしながら、時間外労働25%増、休日労働35%増、深夜労働25%増といった法定割増率を明記することが重要です。
任意記載事項の選び方
法定記載事項以外にも、企業の実情に応じて以下のような項目を定めることができます。
- 賞与(ボーナス)の支給基準と時期
- 退職金の計算方法と支給条件
- 各種手当(通勤手当、住宅手当、家族手当など)の支給要件
- 欠勤・遅刻・早退時の賃金控除方法
- 休業手当の計算方法
【社労士からのアドバイス】
賞与や退職金を「必ず支給する」と明記してしまうと、業績が悪化した際にも支払義務が生じます。「会社の業績および本人の勤務成績を考慮して支給することがある」といった柔軟な表現にしておくことをお勧めします。
賃金規程の見直しが必要なタイミング
一度作成した賃金規程も、さまざまな状況の変化に応じて見直しが必要になります。適切なタイミングで改定することで、法令違反やトラブルを防ぐことができます。
法改正時の対応
労働関連法令は頻繁に改正されるため、その都度賃金規程の見直しが必要です。特に注意すべき法改正には以下のようなものがあります。
- 最低賃金の改定: 毎年10月頃に都道府県ごとの最低賃金が見直されます。基本給が最低賃金を下回っていないか確認が必要です
- 育児・介護休業法の改正: 育児休業給付金の計算基礎となる賃金の定義が変更されることがあります
- 同一労働同一賃金への対応: 正社員と非正規社員の不合理な待遇差を解消する必要があります
- 時間外労働の上限規制: 2019年の働き方改革関連法により、残業時間の上限が法定化されました
例えば、令和6年度の最低賃金改定では、全国加重平均で1,054円となり、前年度から50円引き上げられました。このような大幅な引き上げがあった場合、基本給だけでなく各種手当の額も見直す必要が出てくることがあります。
経営状況の変化時
法改正以外にも、企業の経営状況や組織体制の変化に応じた見直しが求められます。
- 業績連動型賃金の導入: 売上や利益に応じた変動給を取り入れる場合
- 等級制度・役職の新設: 組織拡大に伴い、新たな役職や等級を設ける場合
- 新規事業の開始: 事業内容の変更により、新たな職種や勤務形態が発生する場合
- 労働時間制度の変更: フレックスタイム制や裁量労働制を導入する場合
特に、コロナ禍以降はテレワーク手当や在宅勤務手当を新設する企業が増えており、こうした新しい手当を追加する際にも賃金規程の改定が必要になります。
賃金規程変更時の正しい手続き
賃金規程を変更する際には、法律で定められた手続きを踏む必要があります。特に従業員に不利益となる変更の場合は、慎重な対応が求められます。
労働者への周知義務
労働基準法第106条により、使用者は就業規則を常時各作業場の見やすい場所に掲示または備え付けるなど、労働者に周知する義務があります。賃金規程も同様です。
周知方法としては、以下のような方法が認められています。
- 事業場の見やすい場所への掲示または備え付け
- 書面の交付
- パソコンなどで常時確認できる状態にする
特に不利益変更を行う場合(基本給の引き下げ、手当の削減など)は、労働者の合意を得ることが原則です。合意なしに不利益変更を行う場合は、以下の要件を満たす必要があります。
- 変更の必要性が高いこと
- 変更内容が相当であること
- 労働組合等との交渉が適切に行われたこと
- 労働者への周知が適切に行われたこと
ある建設業の顧問先では、業績悪化により諸手当の一部削減を検討した際、全従業員への説明会を3回実施し、個別面談も行った上で変更を実施しました。このような丁寧なプロセスを経ることで、従業員の理解を得ることができました。
労働基準監督署への届出
就業規則や賃金規程を作成・変更した場合、労働者代表の意見書を添えて、所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。
届出に必要な書類は以下の通りです。
- 就業規則(変更)届(様式は労働局のホームページからダウンロード可能)
- 変更後の就業規則・賃金規程(2部)
- 労働者代表の意見書
- 変更箇所を明示した新旧対照表(変更の場合)
届出期限は特に定められていませんが、変更の効力が発生する前に届け出ることが望ましいとされています。届出を怠ると、労働基準法第120条により30万円以下の罰金が科される可能性があります。
なお、労働者代表は、労働組合がある場合はその代表者、ない場合は従業員の過半数を代表する者を指します。使用者が指名するのではなく、従業員による選挙や話し合いなどの民主的な方法で選出される必要があります。
まとめ
この記事では、賃金規程の整備と見直しのポイントについて解説しました。重要なポイントは以下の3つです。
- 法的義務と実務上の重要性: 賃金規程は労働基準法で定められた就業規則の一部であり、労務トラブル防止に不可欠です
- 記載すべき内容の把握: 法定記載事項を漏れなく盛り込み、企業の実情に応じた任意項目も検討しましょう
- 適切な変更手続き: 法改正や経営状況の変化に応じて見直しを行い、労働者への周知と監督署への届出を確実に実施することが重要です
賃金規程の作成や見直しは、法令知識と実務経験の両方が求められる専門的な業務です。自社だけで対応するのが難しい場合や、現在の賃金規程に不安がある場合は、社労士などの専門家によるチェックをお勧めします。適切な賃金規程の整備は、従業員との信頼関係を築き、企業の健全な成長につながる投資と言えるでしょう。
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