従業員の退職や解雇をめぐるトラブルは、中小企業が直面する経営リスクの上位に位置する問題です。「突然退職すると言われて業務が回らなくなった」「解雇したら不当解雇だと訴えられた」といった相談は後を絶ちません。こうしたトラブルの多くは、就業規則の記載が不十分であることに起因しています。この記事では、実際の相談事例をもとに、退職・解雇時のトラブルを未然に防ぐための就業規則の具体的な書き方を解説します。
退職・解雇トラブルが起きる2つの原因
就業規則の記載が曖昧
就業規則に「退職を希望する場合は○ヶ月前に申し出ること」とだけ記載されているケースがよく見られます。しかしこれだけでは不十分です。申出の方法が書面なのか口頭でもよいのか、誰に申し出るのか、引継ぎはどうするのかといった点が不明確だからです。
実際の相談事例として、従業員が「来週で辞めます」とメールだけで通告してきたケースがありました。就業規則には「1ヶ月前に申し出ること」と記載されていましたが、書面での提出や上長への報告については触れられていませんでした。民法第627条では「雇用期間の定めのない契約は、2週間前の予告で解約できる」と定められているため、法律上は従業員の主張が認められる可能性が高い状況でした。
曖昧な記載は以下のようなトラブルを招きます。
- 従業員が突然退職を申し出て、業務の引継ぎができない
- 退職の意思表示が口頭だったため、後から「言った・言わない」の争いになる
- 退職日をめぐって会社と従業員の認識が食い違う
- 引継ぎを拒否されて顧客情報や業務ノウハウが失われる
民法第627条と就業規則の関係性も重要です。民法では2週間前の予告で足りるとされていますが、就業規則で合理的な期間(一般的には1ヶ月程度)を定めることは可能です。ただし、就業規則の規定が優先されるのは、その内容が合理的であり、かつ従業員に周知されている場合に限られます。
法改正への未対応
労働関連法令は頻繁に改正されますが、就業規則が古いままになっている企業は少なくありません。特に2024年4月に施行された労働条件明示ルールの強化は、退職規定にも影響を与えています。
この改正により、労働契約締結時および契約更新時に、就業場所・業務の変更範囲を明示することが義務づけられました(労働基準法施行規則第5条)。これは退職時のトラブル防止にもつながります。配置転換を拒否して退職するケースや、業務内容の変更を理由に退職するケースでは、当初の労働条件明示の内容が争点になることがあるためです。
10年以上前に作成したひな形をそのまま使っている場合、以下のようなリスクがあります。
- 法改正に対応していない条文が無効とされる
- 労働基準監督署の調査で是正勧告を受ける
- 従業員から訴訟を起こされた際に不利な立場に置かれる
退職規定で書くべき4項目
退職の申出期限と手続き
民法第627条では2週間前の予告で退職できるとされていますが、就業規則で1ヶ月前など合理的な期間を定めることができます。ただし3ヶ月前や6ヶ月前など過度に長い期間は、労働者の退職の自由を不当に制限するものとして無効とされる可能性があります。
法的に有効な申出期限の書き方の例は以下の通りです。
【条文例】
第○条(退職の申出)
従業員が自己の都合により退職しようとするときは、退職を希望する日の少なくとも30日前までに、所定の退職届を提出しなければならない。ただし、会社が承認した場合は、この限りでない。
書面での申出を義務づけることで、後々のトラブルを防止できます。
【条文例】
第○条(退職届の提出)
従業員が退職を申し出る場合は、書面(退職届)により、直属の上長を経由して人事部長に提出しなければならない。口頭による申出は、正式な退職の意思表示とは認めない。
自己都合・会社都合の区分
退職理由が自己都合か会社都合かは、失業保険の給付日数に大きく影響します。会社都合の場合、給付制限期間がなく、給付日数も長くなります(雇用保険法第21条、第22条)。そのため、退職理由をめぐって争いになるケースがあります。
会社都合退職となる主なケースは以下の通りです。
- 整理解雇(経営不振による人員削減)
- 会社からの退職勧奨に応じた場合
- 労働条件の重大な変更(賃金の大幅な減額など)
- 事業所の移転により通勤が困難になった場合
トラブル防止のため、退職理由の判定基準を明確にしておくことが重要です。
【条文例】
第○条(退職理由の区分)
従業員の退職理由は、以下の基準により判定する。
(1)自己都合退職:従業員の個人的事情による退職
(2)会社都合退職:会社の経営上の理由による退職勧奨、整理解雇、労働条件の重大な変更等による退職
退職時の引継ぎ義務
引継ぎが不十分なまま従業員が退職してしまうと、顧客情報の喪失、業務の停滞、取引先とのトラブルなど、深刻な実害が生じることがあります。ある製造業の事例では、技術者が突然退職し、製造ノウハウが失われて生産ラインが停止する事態に陥りました。
法的に有効な引継ぎ義務の条文例は以下の通りです。
【条文例】
第○条(業務の引継ぎ)
退職する従業員は、後任者または上長に対し、担当業務に関する事項を誠実に引き継がなければならない。会社は、引継ぎに必要な期間について、退職日の調整を求めることができる。
なお、引継ぎが未了であることを理由に最終給与を一方的に減額・相殺することは、労働基準法第24条(賃金全額払いの原則)に違反する可能性があります。引継ぎ義務違反による損害賠償請求は別途検討する必要があります。
退職後の秘密保持・競業避止
退職後に従業員が顧客情報を持ち出したり、競合他社に転職して営業活動を行ったりするケースがあります。これを防ぐため、秘密保持義務と競業避止義務を就業規則に定めておくことが重要です。
【秘密保持義務の条文例】
第○条(秘密保持義務)
従業員は、在職中および退職後も、業務上知り得た会社の機密情報、顧客情報、技術情報その他の秘密を第三者に開示し、または自己の利益のために使用してはならない。
ただし、競業避止義務については、職業選択の自由(憲法第22条)との関係で慎重な配慮が求められます。以下のような制限が過度に広範な場合、無効とされる可能性があります。
- 競業避止期間が2年を超える
- 競業避止の対象地域が全国に及ぶ
- 禁止される職種の範囲が不明確
- 代償措置(競業避止手当など)が全くない
実効性を持たせるためには、退職金の上乗せや在職中の手当支給など、何らかの代償措置を講じることが望ましいとされています。
解雇規定で書くべき3項目
解雇事由の具体的列挙
解雇には普通解雇と懲戒解雇があります。普通解雇は、能力不足や勤務成績不良など、従業員の労務提供が不完全な場合に行われます。一方、懲戒解雇は、重大な服務規律違反に対する懲戒処分として行われます。
解雇事由は「限定列挙」(列挙した事由以外では解雇できない)ではなく、「例示列挙」(代表的な事由を例示し、それに準ずる場合も含む)として定めることが一般的です。これにより、予期しない事態にも対応できます。
【普通解雇事由の条文例】
第○条(普通解雇)
従業員が次の各号のいずれかに該当する場合は、解雇することがある。
(1)精神または身体の障害により業務に耐えられないと認められるとき
(2)勤務成績または業務能率が著しく不良で、向上の見込みがないと認められるとき
(3)正当な理由なく無断欠勤が○日以上に及び、出勤の督促に応じないとき
(4)その他前各号に準ずるやむを得ない事由があるとき
解雇予告の手続き
労働基準法第20条により、使用者が労働者を解雇する場合は、少なくとも30日前に予告するか、30日分以上の平均賃金(解雇予告手当)を支払わなければなりません。
ただし、以下のケースでは解雇予告除外認定を受けることで即日解雇が可能です(労働基準法第20条第1項但し書き)。
- 従業員の責めに帰すべき事由(横領、傷害など重大な服務規律違反)がある場合
- 天災事変その他やむを得ない事由で事業の継続が不可能になった場合
解雇予告手当の計算方法は、解雇予告日から解雇日までの日数が30日に満たない場合、その不足日数分の平均賃金です。平均賃金は、算定事由発生日以前3ヶ月間の賃金総額をその期間の総日数で除した金額です(労働基準法第12条)。
【条文例】
第○条(解雇の予告)
会社が従業員を解雇する場合は、少なくとも30日前に予告するか、30日分以上の平均賃金を支払う。ただし、労働基準監督署長の認定を受けた場合は、この限りでない。
解雇制限事由
労働基準法第19条により、以下の期間中は解雇が制限されています。
- 業務上の傷病による休業期間およびその後30日間
- 産前産後の休業期間およびその後30日間
また、男女雇用機会均等法第9条により、結婚、妊娠、出産、産前産後休業の取得を理由とする解雇は禁止されています。育児・介護休業法第10条、第16条でも、育児休業・介護休業の申出や取得を理由とする解雇は禁止されています。
労災休業中の解雇制限期間の計算には注意が求められます。「療養のため休業する期間」とは、実際に休業している期間を指します。復職後に再発して休業した場合は、その期間も含まれます。
【条文例】
第○条(解雇制限)
会社は、次の期間中は従業員を解雇しない。ただし、労働基準法第81条の規定による打切補償を支払った場合、または天災事変その他やむを得ない事由のため事業の継続が不可能となり、労働基準監督署長の認定を受けた場合は、この限りでない。
(1)業務上の傷病による療養のため休業する期間およびその後30日間
(2)産前産後の休業期間およびその後30日間
まとめ
就業規則の退職・解雇規定は、日常的には意識されにくいものですが、トラブルが発生した際の経営リスクを大きく左右します。法的有効性を確保するためには、労働関連法令の最新動向を踏まえた記載が不可欠です。同時に、実務での運用可能性も考慮し、現場で実際に機能する内容にしておくことが重要です。
特に重要なポイントをまとめると以下の3点です。
- 退職規定では、申出期限・手続き、引継ぎ義務、秘密保持義務を明確に定める
- 解雇規定では、解雇事由を例示列挙し、解雇予告の手続きと解雇制限事由を正確に記載する
- 法改正への対応として、定期的に就業規則を見直し、最新の法令に適合させる
就業規則の作成や見直しに不安がある場合は、労務管理の専門家である社労士への相談をおすすめします。労務に関するご相談はSalt社会保険労務士法人までお気軽にお問い合わせください。初回相談は無料で承っております。
