コロナ禍を契機にテレワークが急速に普及しましたが、規程を整備しないまま導入した企業では労務トラブルが相次いでいます。労働時間管理の曖昧さや費用負担の未整理が原因で、従業員との間に認識のズレが生じるケースも少なくありません。この記事では、テレワーク規程の作り方から必須項目、労務管理上の注意点まで実務レベルで解説します。
テレワーク規程が必要な理由と法的位置づけ
テレワークを導入する際、口頭やメールでのルール共有だけでは不十分です。労働条件の変更に該当するため、就業規則への反映が法律上求められます。ここでは規程整備の必要性と法的な位置づけを確認しましょう。
就業規則との関係性
テレワーク規程は、就業規則本体に直接盛り込む方法と、別規程として作成する方法の2つがあります。多くの企業では、既存の就業規則に「在宅勤務規程」などの別規程を付属させる形式を採用しています。この方法であれば、テレワーク制度の変更時に就業規則全体を改定する手間が省けます。
注意すべき点は、常時10人以上の労働者を使用する場合は労働基準監督署への届出義務があることです。別規程として作成した場合でも、就業規則の一部とみなされるため届出が必要になります。また、規程作成時には労働者代表の意見を聴取し、意見書を添付する手続きも忘れずに行いましょう。
労働基準法上の留意点
テレワークであっても、労働基準法の適用は通常勤務と変わりません。特に重要なのが労働時間管理義務です。自宅勤務だからといって労働時間の把握を怠ると、未払い残業代の請求リスクが生じます。
厚生労働省の「テレワークモデル就業規則」では、「使用者は、労働者の労働時間を適正に把握するため、労働者の労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録すること」と明示されています。この原則はテレワーク時も同様に適用されます。
また、労働条件通知書には勤務場所を明示する義務がありますが、テレワークの場合は「従業員の自宅」や「会社が認めた場所」といった記載が必要です。さらに、長時間労働を防止する安全配慮義務の観点から、深夜・休日の業務連絡を制限するルールも検討すべきでしょう。
テレワーク規程に盛り込むべき必須項目
テレワーク規程には、対象者の範囲から費用負担まで、明確に定めるべき項目があります。曖昧な表現を避け、従業員が迷わないよう具体的に記載することが重要です。
対象者と申請手続き
まず、誰がテレワークを利用できるのかを明確にしましょう。全職種一律ではなく、業務内容や勤続年数による制限を設けるケースもあります。例えば「入社6ヶ月以上の正社員で、上司が業務遂行可能と認めた者」といった条件設定が一般的です。
申請手続きについては、事前申請制とするのか、承認基準はどうするのかを定めます。育児や介護を理由とする場合に優先的に認める運用も検討する価値があります。申請フローを明確にすることで、従業員間の不公平感を防ぐことができます。
勤務場所と労働時間
テレワークの勤務場所は自宅に限定するのか、サテライトオフィスやコワーキングスペースも認めるのかを規定します。情報セキュリティの観点から、カフェなど不特定多数がいる場所での勤務を禁止する企業が多い傾向にあります。
労働時間については、通常の勤務時間制を適用するのが基本ですが、事業場外みなし労働時間制の適用も検討できます。ただし、この制度を適用するには「労働時間を算定し難い」という要件を満たす必要があります。頻繁に連絡を取り合う業務形態では適用が難しいため、慎重に判断しましょう。
中抜け時間の取り扱いも重要です。銀行手続きや子どもの送迎などで一時的に離席する場合、休憩時間として扱うのか、時間単位の年休とするのかを明示します。柔軟性を持たせつつ、労働時間の適正把握とのバランスを取ることが求められます。
通信費・光熱費の負担
テレワーク実施に伴う費用負担は、労使間でトラブルになりやすい項目です。会社が負担する範囲を明確に定めることが不可欠です。
通信費については、定額支給(例:月額5,000円)とする方法と、実費精算とする方法があります。定額支給の場合、所得税法上、月額15,000円までは非課税扱いが可能です。光熱費は実態把握が難しいため、在宅勤務手当として一定額を支給する企業が増えています。
業務に必要な機器(PC、モニター、デスク等)を会社が貸与するのか、従業員の私物使用を認めるのかも規定します。セキュリティリスクを考慮すると、会社貸与が望ましいでしょう。
労務管理で注意すべきポイント
テレワーク導入後の労務管理では、労働時間把握と情報セキュリティの2点が特に重要です。これらを怠ると、法的リスクや情報漏洩のリスクが高まります。
労働時間の把握方法
テレワーク時の労働時間管理は、始業・終業時の報告を義務化することが基本です。メールやチャットツールで「おはようございます。本日9時より業務開始します」といった連絡を徹底させる企業が多く見られます。
より確実な管理のためには、勤怠管理システムの導入が推奨されます。クラウド型のシステムであれば、従業員がどこからでも打刻でき、管理者もリアルタイムで勤務状況を確認できます。
当事務所の顧問先であるIT企業B社(従業員40名)では、テレワーク規程を整備せずに導入した結果、深夜まで業務を続ける従業員が続出し、未払い残業代の請求トラブルに発展しました。その後、規程を整備し、22時以降の業務連絡を禁止するルールを設けることで、長時間労働の問題を解決できた事例があります。
情報セキュリティ対策
テレワークでは、機密情報が社外に持ち出されるリスクが高まります。情報管理ルールの明確化は不可欠です。
具体的には、機密文書の持ち出し禁止、データの暗号化義務、VPN接続の必須化などを規定します。私用PCの使用については、セキュリティソフト導入など一定の条件を満たした場合のみ認めるか、原則禁止とするかを明示しましょう。
また、テレワーク開始前に情報セキュリティ研修を実施し、受講を義務化することも有効です。パスワード管理や不審メールへの対応など、基本的な知識を全従業員が共有することで、情報漏洩リスクを大幅に軽減できます。
まとめ
テレワーク規程は、労使トラブルを防止し円滑な制度運用を実現するために欠かせない基盤です。就業規則との整合性を保ちながら、対象者・労働時間・費用負担といった必須項目を具体的に定めることが重要です。
特に注意すべきは、労働時間管理の徹底、費用負担の明確化、情報セキュリティ対策の3点です。これらを曖昧にしたまま導入すると、後々大きなトラブルに発展するリスクがあります。
自社の実態に合わない規程は形骸化してしまうため、制度設計の段階から現場の声を取り入れることが大切です。テレワーク規程の作成や見直しでお困りの際は、労務管理の専門家である社会保険労務士にご相談されることをお勧めします。
労務に関するご相談はSalt社会保険労務士法人までお気軽にお問い合わせください。初回相談は無料で承っております。
