「就業規則って何?」「うちの会社にも必要なの?」こうした疑問をお持ちの経営者や人事担当の方は多いのではないでしょうか。就業規則は、従業員を雇用する際に会社が定めるルールブックのようなものです。この記事では、就業規則の法律上の定義から作成義務の有無、会社に必要な理由まで、初めての方にもわかりやすく解説します。
就業規則とは?法律上の定義と役割
就業規則は労働条件や職場での決まりごとを明文化した文書です。まずは法律上の定義と、会社・従業員双方にとっての役割を確認していきましょう。
就業規則の法的定義
就業規則は労働基準法第89条に規定されています。同条では「常時10人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない」と定められています。
具体的に記載が義務付けられている事項は以下の通りです。
- 始業・終業の時刻、休憩時間、休日、休暇に関する事項
- 賃金の決定・計算・支払方法、締切日・支払時期に関する事項
- 退職に関する事項(解雇の事由を含む)
これらは絶対的必要記載事項と呼ばれ、就業規則に必ず含めなければなりません。また、退職金や賞与、安全衛生などの制度がある場合は、それらも記載する必要があります(相対的必要記載事項)。
就業規則の3つの役割
就業規則は単なる法的義務の産物ではありません。会社と従業員の双方にとって重要な役割を果たします。
1. 労働条件の明確化
就業規則は、労働時間・賃金・休暇など、働く上での基本的なルールを明文化します。これにより「言った・言わない」のトラブルを防止できます。例えば、有給休暇の取得方法や残業代の計算方法が明記されていれば、従業員は安心して働けます。
2. 職場秩序の維持
服務規律や懲戒に関する規定を設けることで、職場のルールを統一できます。「遅刻や無断欠勤を繰り返した場合の対応」「情報漏洩の禁止」など、守るべきルールを明示することで、円滑な職場運営が可能になります。
3. 労使トラブルの予防
就業規則がない状態で解雇や配置転換を行うと、「不当な扱いだ」と訴えられるリスクが高まります。あらかじめ就業規則で退職や異動の条件を定めておけば、法的なトラブルを未然に防ぐことができます。
実際の相談事例として、従業員20名の製造業A社では、就業規則がない状態で問題社員を解雇したところ、不当解雇として労働審判を申し立てられました。解雇事由が明文化されていなかったため、会社側が不利な立場に立たされ、解決金の支払いで和解せざるを得なくなったケースがあります。このように就業規則の有無が、トラブル時の対応に大きく影響するのです。
就業規則の作成義務がある会社・ない会社
就業規則の作成義務は、会社の規模によって決まります。自社に義務があるか、正しく判断することが重要です。
常時10人以上で義務発生
労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場に就業規則の作成・届出義務があります。ここで注意すべきポイントは「常時」と「労働者」の解釈です。
「常時10人以上」の数え方
「常時」とは、普段の状態で10人以上いることを指します。一時的に9人になったとしても、通常10人以上雇用していれば義務は継続します。逆に、繁忙期だけ10人を超える場合は義務が生じません。
「労働者」に含まれる人
- 正社員
- 契約社員
- パートタイマー
- アルバイト
雇用形態に関係なく、全ての従業員が人数にカウントされます。「パートは含まれない」と誤解されがちですが、週1日勤務のアルバイトでも人数に含まれます。
届出の手続き
就業規則を作成したら、従業員代表の意見書を添えて、所轄の労働基準監督署に届け出る必要があります。届出を怠ると、労働基準法第120条により30万円以下の罰金が科される可能性があります。
10人未満でも作成推奨の理由
法的義務がない10人未満の事業場でも、就業規則の作成は推奨されます。その理由を具体的に見ていきましょう。
労使トラブルの予防
従業員が数名の小規模事業場でも、残業代の未払いや解雇を巡るトラブルは発生します。むしろ、ルールが曖昧な小規模事業場の方が、トラブルが深刻化するケースが多いのです。就業規則があれば、「最初から約束されていたルール」として説明でき、紛争を防ぎやすくなります。
助成金申請の要件
雇用関連の助成金の多くは、就業規則の整備が申請要件になっています。例えば、キャリアアップ助成金や人材確保等支援助成金などは、就業規則に関連規定を設けることが条件です。10人未満でも助成金を活用したい場合は、就業規則の作成が必要になります。
会社の成長に備える
従業員が9人から10人に増えた時点で、急いで就業規則を作成するのは大きな負担です。あらかじめ作成しておけば、人員増加にスムーズに対応できます。また、採用時に就業規則を提示できれば、求職者に「きちんとした会社」という印象を与えられます。
まとめ
就業規則は、常時10人以上の労働者を使用する事業場に作成義務がある、労働条件や職場ルールを定めた文書です。パートやアルバイトを含む全ての従業員を人数にカウントし、10人以上であれば労働基準監督署への届出が必要になります。
10人未満の事業場には法的義務はありませんが、労使トラブルの予防や助成金申請、将来の成長に備えて作成することが推奨されます。就業規則があることで、会社も従業員も安心して働ける環境を整えられます。
就業規則の作成や見直しでお困りの際は、ぜひSalt社会保険労務士法人にご相談ください。初回相談は無料で承っております。
